Aufräumen zum Jahresende

Jede Kategorie hat eine Aufbewahrungsfrist, und Clara ist bei allen dreien die Löschgenehmigerin. Wenn die Aufbewahrungsfrist eines Dokuments endet, ist das Dokument abgelaufen. Es wird nicht automatisch gelöscht: Clara muss die Löschung zuerst genehmigen.

Bei allen Aufbewahrungsfristen ist Jahresende aktiviert. Dokumente laufen deshalb immer zum Ende eines Jahres ab, nicht an beliebigen Tagen. Ein Hygienenachweis vom Mai 2022 wird zum Beispiel 3 Jahre aufbewahrt und läuft am 31. Dezember 2025 ab. Für Clara ist das Aufräumen also eine Aufgabe für den Jahresanfang.

Tipp

Die Beispieldokumente enthalten alte Unterlagen: Rechnungen von vor 2015 und Hygienenachweise von vor 2020. So sehen Sie Dokumente ablaufen, sobald Sie sie archivieren.

Wenn Dokumente ablaufen, sieht Clara oben rechts in der Kopfzeile eine Benachrichtigung mit der Zahl der Dokumente, die auf ihre Genehmigung warten. Sie öffnet jedes Dokument, prüft, ob es wirklich weg kann, und genehmigt die Löschung:

Hinweis

Ein genehmigtes Dokument wird nicht sofort gelöscht. Es wird zur Löschung vorgemerkt, und eine Hintergrundaufgabe entfernt es innerhalb von 24 Stunden.

Siehe Aufbewahrungsfristen und Aufbewahrung.

Weiter: Das Ergebnis.