Dokumente ablegen

Alle im Team können Dokumente hochladen. Wohin die Dokumente gehören, wurde bei der Planung und der Einrichtung entschieden. Niemand muss also einen Ordner oder eine Ablage auswählen. Die einzige Entscheidung, die bleibt, ist die Kategorie.

Hinweis

Um mitzumachen, laden Sie die Beispieldokumente herunter.

Im Team gilt die Absprache, dass alle in ihren eigenen Eingang hochladen. Dort kann nur die Person selbst das Dokument sehen. Sobald Sie die Kategorie wählen, verschiebt Papermerge das Dokument in die Ablage Rosewood Bakery. Dadurch ändert sich, wer das Dokument sehen kann. Deshalb bittet Papermerge zuerst um Bestätigung und zeigt, wer Zugriff erhält oder verliert.

1. Laden Sie das Dokument in Ihren eigenen Eingang hoch.
2. Öffnen Sie es und wählen Sie seine Kategorie.
3. Bestätigen Sie das Verschieben in die Ablage Rosewood Bakery. Setzen Sie ein Häkchen bei Entscheidung merken, damit diese Frage beim nächsten Mal entfällt.
4. Füllen Sie die Metadaten aus.
5. Klicken Sie auf Archivieren.

Den Rest erledigt die Kategorie: Papermerge legt das Dokument im richtigen Ordner der Ablage ab, zum Beispiel in Kundenrechnung/.

Das Archivieren sperrt das Dokument: Inhalt und Metadaten lassen sich nicht mehr ändern, und Papermerge berechnet, wann seine Aufbewahrungsfrist endet. Siehe Dokumenten-Lebenszyklus.

So legt Clara eine Kundenrechnung ab:

Und so legt Martin einen Hygienenachweis ab:

Beim Ablegen bemerkt Martin Berichte von zwei externen Prüfern, R. Patel und J. Morgan, die es in Geprüft von noch nicht als Option gibt. Er öffnet die Seite Metadaten, bearbeitet Geprüft von, fügt beide Namen hinzu und legt weiter ab:

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