Dokumentversionierung

Papermerge verfolgt jede Version Ihrer Dokumente und führt einen vollständigen Audit-Trail. Dies gewährleistet die Einhaltung von Steuervorschriften und gesetzlichen Anforderungen — Sie können jederzeit nachweisen, wie ein Dokument zu einem bestimmten Zeitpunkt aussah, wer Änderungen vorgenommen hat und wann.

Der Dokumentenlebenszyklus

Jedes Dokument in Papermerge durchläuft einen Lebenszyklus mit diesen Zuständen:

Entwurf → Archiviert → Abgelaufen
              ↓
          Ersetzt

Entwurf — Das Dokument wird vorbereitet. Sie können es frei bearbeiten.
Archiviert — Das Dokument ist abgeschlossen und gesperrt. Keine Änderungen erlaubt.
Ersetzt — Eine archivierte Version, die durch eine neuere Version ersetzt wurde.
Abgelaufen — Die Aufbewahrungsfrist ist abgelaufen. Das Dokument kann gelöscht werden.

Arbeiten mit Entwürfen

Wenn Sie ein Dokument hochladen, beginnt es im Zustand Entwurf. Dies ist der Arbeitszustand, in dem Sie:

Titel und Metadaten bearbeiten können
Eine Kategorie zuweisen können
Tags hinzufügen oder entfernen können
Seiten drehen, löschen oder neu anordnen können
Das Dokument vollständig löschen können

Sobald Sie sicher sind, dass das Dokument korrekt und vollständig ist, überführen Sie es in den Zustand Archiviert.

Beispiel: Sie laden eine Quittung hoch, die verkehrt herum gescannt wurde. Sie drehen die Seite, weisen sie der Kategorie Quittungen zu, füllen die Metadaten aus (Datum, Betrag, Händler) und archivieren sie dann.

Dokumente archivieren

Wenn Sie ein Dokument archivieren, wird es gesperrt — keine weiteren Änderungen sind erlaubt. Dies ist beabsichtigt: Archivierte Dokumente dienen als zuverlässiger, manipulationssicherer Nachweis.

Das Archivieren ist sinnvoll, wenn:

Das Dokument vollständig und überprüft ist
Sie es für steuerliche oder rechtliche Zwecke aufbewahren müssen
Sie sicherstellen möchten, dass es nicht versehentlich geändert werden kann

Korrekturen vornehmen

Was ist, wenn Sie ein Dokument archivieren und dann einen Fehler entdecken — einen Tippfehler im Titel, eine falsche Kategorie oder fehlende Metadaten?

Da archivierte Dokumente nicht bearbeitet werden können, erstellen Sie eine neue Version:

Erstellen Sie eine neue Version des Dokuments (sie beginnt als Entwurf)
Nehmen Sie Ihre Korrekturen vor
Archivieren Sie die neue Version

Wenn Sie die neue Version archivieren, wechselt die vorherige Version automatisch in den Zustand Ersetzt. Die ersetzte Version bleibt im System — sie wird niemals gelöscht. Dies bewahrt die vollständige Änderungshistorie.

Beispiel: Sie haben eine Rechnung archiviert, stellen aber später fest, dass die Kategorie Geschäftsausgaben sein sollte, nicht Privat. Sie erstellen eine neue Version, korrigieren die Kategorie und archivieren sie. Die ursprüngliche Version ist nun als Ersetzt markiert, bleibt aber für Prüfungszwecke zugänglich.

Dokumentablauf

Archivierte Dokumente haben eine zugehörige Aufbewahrungsfrist. Wenn diese Frist endet, wechselt das Dokument in den Zustand Abgelaufen und wird zur Löschung freigegeben.

Abgelaufene Dokumente werden nicht automatisch gelöscht — sie erfordern die Genehmigung eines bestimmten Löschungsgenehmiger. Siehe Aufbewahrungsfristen für Details.

Dokumentzustand vs. Versionszustand

Ein Dokument kann mehrere Versionen haben, jede mit ihrem eigenen Zustand. Der Dokumentzustand entspricht immer dem Zustand der neuesten Version.

Versionen	Dokumentzustand
v1: `Archiviert`	`Archiviert`
v1: `Ersetzt`, v2: `Archiviert`	`Archiviert`
v1: `Ersetzt`, v2: `Abgelaufen`	`Abgelaufen`

In den meisten Fällen bezieht sich der Zustand eines Dokuments auf den Zustand seiner aktuellen (neuesten) Version.