Dokumentversionierung

Papermerge speichert jede Version eines Dokuments zusammen mit einem vollständigen Audit-Trail, der festhält, wer was geändert hat und wann. Dadurch können Sie jederzeit nachweisen, wie ein Dokument zu einem bestimmten Zeitpunkt aussah und wer für welche Änderung verantwortlich war.

Eine allgemeinverständliche Erklärung der vier Dokumentzustände (Entwurf, Archiviert, Ersetzt, Abgelaufen) und was Sie in jedem davon mit einem Dokument tun können, finden Sie unter Dokumenten-Lebenszyklus.

Warum das für die Compliance wichtig ist

Steuerliche und rechtliche Vorschriften — einschließlich der deutschen GoBD — verlangen, dass Geschäftsunterlagen nicht unbemerkt verändert oder gelöscht werden können und dass jede Änderung nachvollziehbar bleibt. Das Versionierungsmodell von Papermerge ist genau darauf ausgelegt:

• Nichts wird unbemerkt überschrieben. Die Korrektur eines archivierten Dokuments ändert es nicht direkt — sie erstellt eine neue Version und markiert die alte als Ersetzt. Sowohl der Fehler als auch die Korrektur bleiben nebeneinander erhalten.
• Jeder Übergang wird protokolliert. Entwurf → Archiviert, Archiviert → Ersetzt, Archiviert → Abgelaufen — jeder dieser Übergänge wird mit Zeitstempel und dem verantwortlichen Benutzer erfasst. Siehe Protokollierung.
• Löschung erfordert immer eine Genehmigung. Ein abgelaufenes Dokument wird erst entfernt, wenn ein für die Kategorie zuständiger Löschungsgenehmiger die Löschung genehmigt. Siehe Aufbewahrungsfristen.

Zusammen ergibt das für Sie — und für einen Prüfer — eine vollständige, manipulationssichere Historie jedes Dokuments, vom Hochladen bis zur endgültigen Löschung.