Ablagen

In einer Teamumgebung werden Dokumente in der Regel gemeinsam von mehreren Personen bearbeitet. Wenn Teams, Abteilungen oder andere Personengruppen Zugriff auf dieselben Dokumente brauchen, verwenden Sie eine Ablage. Eine Ablage ist ein Container für Dokumente, die innerhalb eines Unternehmens gemeinsam genutzt werden: Dokumente, die in einer Ablage liegen, gehören dieser Ablage, und wer Zugriff auf die Ablage hat, erhält Zugriff auf ihre Dokumente.

Ablagen | Anzeigen und Ablagen | Zugriff verwalten haben in einer unternehmensweiten Rolle eine andere Reichweite als in einer Ablagerolle. Siehe Rollen & Berechtigungen.

Eigentümerschaft und Zugriff

Ablagen haben zwei getrennte Mechanismen, um zu steuern, wer mit ihnen arbeiten darf:

Eigentümerschaft bestimmt, wem die Ablage gehört. Eigentümer haben immer vollen Zugriff. Die Eigentümerschaft kann einem oder mehreren einzelnen Benutzern oder Gruppen zugewiesen werden. Für Teams empfehlen wir Gruppen als Eigentümer: Fügen Sie einen Benutzer der Gruppe hinzu, erhält er sofort Zugriff auf alle Ablagen, die dieser Gruppe gehören; entfernen Sie ihn, wird der Zugriff automatisch entzogen. Erstellen Sie zum Beispiel in einem kleinen Team von drei Personen eine Gruppe „all-users“ und machen Sie sie zur Eigentümerin der Ablage „Acme“.

Zugriffseinträge ermöglichen es, Nicht-Eigentümern eine bestimmte Rolle für eine Ablage zu geben. Eine Rolle legt fest, was der Benutzer oder die Gruppe tun darf. So können Sie zum Beispiel einem externen Prüfer Lesezugriff auf die Ablage Finance geben, ohne ihn zum Eigentümer zu machen.

Eigentümer einer Ablage haben implizit alle Berechtigungen für die Ablage. Ein Benutzer, der Zugriff über eine Rolle erhalten hat, hat nur die Berechtigungen, die diese Rolle umfasst.

Ablagen und ihre Sonderordner

Jedes Dokument in Papermerge muss in einem Ordner liegen. Für Dokumente, die einem Benutzer gehören, ist das sein persönlicher Home-Ordner (oder sein Eingang). Wie Benutzer haben auch Ablagen eigene Sonderordner: einen Home-Ordner und einen Eingang.

Eigentumsübertragung

Alles, was im Home-Ordner oder im Eingang einer Ablage liegt, gehört dieser Ablage.

Hochgeladene Dokumente gehören automatisch der Ablage. Lädt zum Beispiel lila ein Dokument in den Home-Ordner der Ablage HR hoch, gehört dieses Dokument der Ablage HR – nicht lila.

Bestehende Dokumente wechseln den Eigentümer erst, nachdem Sie es bestätigt haben. Wenn Sie ein Dokument aus Ihrem eigenen Home-Ordner in eine Ablage verschieben, übertragen Sie damit auch die Eigentümerschaft des Dokuments an die Ablage. Dasselbe geschieht, wenn Sie eine Kategorie zuweisen, die einer Ablage gehört (siehe unten). Da diese Vorgänge ändern, wer auf das Dokument zugreifen kann, werden Sie gebeten, die Übertragung ausdrücklich zu bestätigen.

Tags, Kategorien und Metadaten

In größeren Teams können einzelne Abteilungen sensible Ressourcen haben (z. B. kann die Finanzabteilung einen Tag „high-salary“ haben), die sie nicht mit Benutzern anderer Abteilungen teilen möchten. Das ist möglich, indem Ressourcen (Tags, Metadaten, Kategorien) einer Ablage gehören, auf die nur bestimmte Benutzer Zugriff haben.

Tags, Kategorien und Metadaten können einer Ablage gehören. Wenn Sie die Berechtigung Ablagen | Ressourcen verwalten für eine oder mehrere Ablagen haben, können Sie beim Erstellen eines Tags (einer Kategorie, von Metadaten) eine Ablage als Eigentümerin festlegen.

Die Eigentümerschaft von Tags, Kategorien und Metadaten bestimmt deren Sichtbarkeit: Diese Elemente sind nur für Benutzer sichtbar, die Zugriff auf die jeweilige Ablage haben. Das bedeutet:

Ein Tag, der der Ablage HR gehört, ist nur für Benutzer sichtbar, die Zugriff auf diese Ablage haben.
Eine Kategorie, die der Ablage HR gehört, legt ihre Dokumente in der Ablage HR ab. Wenn Sie sie einem Dokument zuweisen, wird das Dokument dorthin verschoben; Sie werden gebeten, die Übertragung zu bestätigen.
Metadaten, die der Ablage HR gehören, stehen nur bei der Arbeit mit Kategorien zur Verfügung, die der Ablage HR gehören.

Kurz gesagt: Was der Ablage gehört, ist nur für Personen mit Zugriff auf diese Ablage sichtbar.