Ablagen

In einer Teamumgebung werden Dokumente in der Regel gemeinsam von mehreren Personen bearbeitet. Ablagen spiegeln diese Realität wider: Dokumente und Ordner, die in einer Ablage abgelegt werden, gehören dieser Ablage. Wer Zugriff auf die Ablage hat, erhält auch Zugriff auf die darin enthaltenen Dokumente.

Ablagen haben eigene home- und inbox-Ordner. Eine Ablage kann einem oder mehreren einzelnen Benutzern oder einer Benutzergruppe gehören. Die empfohlene Vorgehensweise ist, Ablagen im Besitz einer Benutzergruppe zu erstellen. In einem kleinen Team von drei Personen erstellt man beispielsweise eine Gruppe „alle-benutzer” und macht sie zur Eigentümerin der Ablage „Acme”.

Ablage vs. Freigabe

Papermerge bietet zwei verschiedene Wege, anderen Personen Zugriff auf Dokumente zu gewähren:

Freigabe ist temporär. Der Zugriff auf ein bestimmtes Dokument oder einen Ordner wird für einen bestimmten Zeitraum gewährt und widerrufen, wenn er nicht mehr benötigt wird. Sie ist das richtige Werkzeug für spontane Situationen.

Ablage ist dauerhaft.

Der home-Ordner der Ablage ist der langfristige Arbeitsbereich des Teams. Es empfiehlt sich, eine Benutzergruppe als Eigentümerin der Ablage festzulegen. Auf diese Weise ist der Zugriff an die Gruppenmitgliedschaft geknüpft: Wenn jemand dem Team beitritt, erhält er automatisch Zugriff; wenn er das Team verlässt, verliert er ihn. Es ist das richtige Werkzeug für laufende Team-Workflows.

Eine häufige Frage lautet: „Warum nicht einfach einen Ordner mit allen im Team teilen?” Das wäre möglich — aber die Freigabe erfordert manuelle Pflege jedes Mal, wenn sich das Team ändert. Ablagen mit Gruppenbesitz erledigen das automatisch: Der Arbeitsbereich existiert, solange die ihn besitzende Gruppe existiert, unabhängig von einzelnen Personen.

Eigentümerschaft und Zugriff

Ablagen verfügen über zwei getrennte Mechanismen, um zu steuern, wer mit ihnen arbeiten darf:

Eigentümerschaft bestimmt, wem die Ablage gehört. Eigentümer haben immer vollständigen Zugriff. Die Eigentümerschaft kann einzelnen Benutzern oder Gruppen zugewiesen werden. Gruppenbesitz ist der empfohlene Ansatz für Teams: Einen Benutzer zur Gruppe hinzufügen bedeutet, dass er sofort Zugriff auf alle Ablagen erhält, die diese Gruppe besitzt; entfernt man ihn, wird der Zugriff automatisch entzogen.

Zugriffseinträge ermöglichen es, Nicht-Eigentümern eine bestimmte Rolle für eine Ablage zu erteilen. Eine Rolle legt fest, was der Prinzipal (Benutzer oder Gruppe) tun darf. So kann man beispielsweise einem externen Prüfer Lesezugriff auf die Ablage Finanzen gewähren, ohne ihn zum Eigentümer zu machen.

Es gibt zwei wesentliche Berechtigungsstufen:

Ablage anzeigen (CABINET_VIEW) — kann die Ablage durchsuchen und mit ihren Dokumenten arbeiten.
Ressourcen verwalten (CABINET_RESOURCE_MANAGE) — kann Ressourcen (Tags, Kategorien, Metadaten) erstellen und bearbeiten, die der Ablage gehören.

Ein Benutzer, der Eigentümer einer Ablage ist, verfügt implizit über beide Berechtigungen. Ein Benutzer, dem der Zugriff über eine Rolle gewährt wurde, hat nur die Berechtigungen, die diese Rolle umfasst.

Ablagen und ihre Sonderordner

Jedes Dokument in Papermerge muss sich in einem Ordner befinden. Für Dokumente, die einem Benutzer gehören, ist das natürlich dessen persönlicher home-Ordner. Ein Dokument, das einer Ablage gehört, kann jedoch nicht dem home-Ordner eines einzelnen Benutzers angehören — das wäre willkürlich und irreführend. Die Lösung ist naheliegend: Jede Ablage hat ihren eigenen home-Ordner für ihre Dokumente.

Implizite Eigentumsübertragung

Alles, was in den home- oder inbox-Ordner einer Ablage abgelegt wird, gehört automatisch dieser Ablage. Lädt beispielsweise lila ein Dokument in den home-Ordner der Ablage HR hoch, gehört dieses Dokument automatisch der Ablage HR — nicht lila.

Tags, Kategorien und Metadaten

In größeren Teams können einzelne Abteilungen sensible Ressourcen haben (z.B. kann die Finanzabteilung einen Tag „hohes-gehalt” haben), die sie nicht mit Benutzern anderer Abteilungen teilen möchten. Dies ist möglich, indem Ressourcen (Tags, Metadaten, Kategorien) einer Ablage zugewiesen werden, auf die nur bestimmte Benutzer Zugriff haben (d.h. nur die Finanzabteilung).

Tags, Kategorien und Metadaten können einer Ablage gehören. Beim Erstellen dieser Ressourcen kann man — sofern man Ressourcenverwaltungszugriff auf eine oder mehrere Ablagen hat — eine Ablage als Eigentümerin des Tags (der Kategorie, der Metadaten) festlegen.

Die Eigentümerschaft von Tags, Kategorien und benutzerdefinierten Feldern bestimmt deren Sichtbarkeit: Diese Elemente sind nur für Benutzer sichtbar, die Zugriff auf die entsprechende Ablage haben. Das bedeutet:

Ein Tag, der der Ablage HR gehört, ist nur für Benutzer sichtbar, die Zugriff auf diese Ablage haben.
Eine Kategorie, die der Ablage HR gehört, kann nur Dokumenten zugewiesen werden, die ebenfalls zur Ablage HR gehören.
Metadaten, die der Ablage HR gehören, stehen nur bei der Arbeit mit Kategorien zur Verfügung, die der Ablage HR gehören.

Kurz gesagt: Was der Ablage gehört, ist nur für Personen mit Zugriff auf diese Ablage sichtbar.