Benutzer & Gruppen
Benutzer
Abschnitt betitelt „Benutzer“Jeder Team-Arbeitsbereich wird mit einem Benutzer angelegt, dem Administrator (admin). Der Administrator hat die unternehmensweite Rolle admin, die alle unternehmensweiten Aktionen erlaubt: Benutzer, Gruppen, Rollen und Ablagen verwalten.
Um einen Benutzer einzuladen, öffnen Sie die Seite Benutzer und klicken Sie auf Einladen. Geben Sie die E-Mail-Adresse des Benutzers ein, wählen Sie eine Rolle und klicken Sie auf Einladung senden. Der Benutzer erhält eine E-Mail und wird als Eingeladen geführt, bis er sich zum ersten Mal anmeldet. Bis dahin können Sie die Einladung mit Einladung erneut senden noch einmal verschicken oder mit Einladung widerrufen zurückziehen.
Wir empfehlen, neuen Benutzern die Rolle user zu geben. Damit können sie Tags, Metadaten und Kategorien erstellen und bearbeiten sowie ihre eigenen API-Tokens verwalten. Jeder Benutzer kann mit den Dokumenten in seinem eigenen Home-Ordner und Eingang arbeiten; um in einer Ablage zu arbeiten, braucht er eine Ablagerolle für diese Ablage – direkt oder über eine Gruppe.
Gruppen
Abschnitt betitelt „Gruppen“Eine Gruppe ist eine Sammlung von Benutzern. Mit Gruppen lässt sich der Zugriff auf Ablagen für viele Benutzer auf einmal verwalten.
Um eine Gruppe zu erstellen, öffnen Sie die Seite Gruppen, geben der neuen Gruppe einen Namen und wählen ihre Mitglieder aus. Die Mitglieder können Sie später im Dialog Gruppe bearbeiten ändern oder im Feld Gruppen der Dialoge Benutzer einladen und Benutzer bearbeiten. Die Detailseite der Gruppe listet ihre Mitglieder auf.
Eine Gruppe kann auf zwei Arten verwendet werden:
- Als Eigentümerin einer Ablage. Alle Mitglieder der Gruppe erhalten vollen Zugriff auf die Ablage. Siehe Ablagen.
- Als Inhaberin einer Ablagerolle. Alle Mitglieder der Gruppe erhalten die Berechtigungen dieser Rolle für die Ablage. Siehe Rollen & Berechtigungen.