Tags

Tags sind flexible Kennzeichnungen, die Sie an Dokumente und Ordner anhängen können, um diese schnell zu identifizieren und zu filtern. Im Gegensatz zu Kategorien (die Struktur definieren) sind Tags frei wählbare Labels, die Ihnen helfen, Dokumente nach Ihren eigenen Kriterien zu markieren und zu finden.

Beispiele für Tags:

• dringend
• geprüft
• steuer-2024
• projekt-alpha
• unterschrift-erforderlich

Tags vs. Kategorien

Tags und Kategorien helfen beide bei der Organisation von Dokumenten, funktionieren aber unterschiedlich:

	Tags	Kategorien
Pro Dokument	Mehrere	Eine
Struktur	Freie Labels	Definiert Metadaten-Vorlage
Aufbewahrung	Nein	Ja
Visuell	Farbcodiert	Keine besondere Darstellung
Anwendungsfall	Status, Projekte, Workflows	Dokumentenklassifizierung

Verwenden Sie Kategorien für das, was ein Dokument ist (Rechnung, Vertrag, Quittung). Verwenden Sie Tags für zusätzlichen Kontext (dringend, geprüft, Q1-2024).

Tags erstellen

Sie können Tags direkt in der Dokumentenliste erstellen, bearbeiten und löschen:

1. Wählen Sie das Dokument aus, dem Sie Tags hinzufügen oder entfernen möchten
2. Klicken Sie auf die Schaltfläche Tag bearbeiten
3. Geben Sie einen Namen ein (z.B. “dringend”)
4. Klicken Sie auf Absenden

Gleichermaßen können Sie Tags für ein bestimmtes Dokument in den Ansichten Posteingang oder Dateien hinzufügen oder entfernen. Sie können Tags auch direkt in der Dokumentenansicht hinzufügen oder entfernen.

Ordner taggen

Tags auf Ordnern helfen bei der Organisation Ihrer Ordnerstruktur:

1. Wählen Sie einen Ordner aus
2. Wenden Sie Tags genauso an wie bei Dokumenten
3. Ordner-Tags sind im Dateibrowser sichtbar

Nach Tags filtern

Tags ermöglichen schnelles Filtern, um verwandte Dokumente zu finden:

1. Klicken Sie auf einen Tag (in der Seitenleiste oder auf einem Dokument)
2. Die Ansicht filtert, um nur Elemente mit diesem Tag anzuzeigen
3. Kombinieren Sie mehrere Tags, um die Ergebnisse weiter einzugrenzen

Tag-Suche

Sie können auch in der Suchleiste nach Tag-Namen suchen. Dies hilft, wenn Sie viele Dokumente haben und alles sehen möchten, was mit einem bestimmten Tag markiert ist.

Tags verwalten

Tags bearbeiten

So ändern Sie einen bestehenden Tag:

1. Gehen Sie zum Tags-Navigationsmenü
2. Klicken Sie auf den zu bearbeitenden Tag
3. Ändern Sie Name, Farben oder Beschreibung
4. Speichern Sie die Änderungen

Änderungen gelten sofort für alle Dokumente, die diesen Tag verwenden.

Tags löschen

Wenn Sie einen Tag löschen:

1. Der Tag wird von allen Dokumenten und Ordnern entfernt
2. Die Dokumente und Ordner selbst bleiben unverändert
3. Diese Aktion kann nicht rückgängig gemacht werden

Achtung

Das Löschen eines Tags entfernt ihn sofort von allen Dokumenten. Stellen Sie sicher, dass Sie den Tag nicht mehr benötigen, bevor Sie ihn löschen.

Best Practices

1. Halten Sie Tags kurz — “dringend” ist besser als “dies ist dringend”. Kurze Tags sind leichter zu lesen und nehmen weniger Platz ein.

2. Verwenden Sie Kleinschreibung — Konsistente Groß-/Kleinschreibung macht Tags leichter auffindbar und einfacher zu tippen. Wählen Sie eine Konvention und bleiben Sie dabei.

3. Vermeiden Sie Duplikate — Prüfen Sie vor dem Erstellen eines Tags, ob ein ähnlicher existiert. “geprüft” und “Geprüft” würden Verwirrung stiften.

4. Verwenden Sie Präfixe für Gruppen — Wenn Sie viele Tags haben, nutzen Sie Präfixe zur Gruppierung: “projekt-alpha”, “projekt-beta”, “status-geprüft”, “status-genehmigt”.

5. Nicht zu viele Tags — Tags verlieren an Wert, wenn alles viele Tags hat. Verwenden Sie sie für bedeutsame Unterscheidungen, nicht um Informationen zu wiederholen, die bereits in den Metadaten stehen.

6. Regelmäßig überprüfen — Entfernen Sie Tags, die nicht mehr verwendet werden. Alte Projekt-Tags oder veraltete Status-Markierungen verstopfen die Tag-Liste.

Anwendungsfälle

Workflow-Status

Verfolgen Sie, wo sich Dokumente in Ihrem Prozess befinden:

• zu-prüfen → geprüft → genehmigt
• unterschrift-ausstehend → unterschrieben
• todo → in-bearbeitung → erledigt

Projekte

Gruppieren Sie Dokumente nach Projekt:

• projekt-website-redesign
• projekt-2024-audit
• kunde-acme

Zeitbasiert

Markieren Sie Dokumente nach Zeitraum:

• steuer-2024
• q1-2024
• archiv-2023

Priorität

Kennzeichnen Sie wichtige Elemente:

• dringend
• hohe-priorität
• deadline-freitag