Kategorien

Eine Kategorie (auch Dokumententyp genannt) definiert, um welche Art von Dokument es sich handelt. Kategorien helfen dabei, Dokumente nach ihrem Zweck zu organisieren und einheitliche Metadaten für ähnliche Dokumente sicherzustellen.

Beispiele für Kategorien:

• Rechnungen
• Verträge
• Quittungen
• Steuerunterlagen
• Personalakten

Warum Kategorien verwenden?

Kategorien bieten drei wesentliche Vorteile:

1. Metadaten-Vorlagen — Jede Kategorie definiert, welche Metadatenfelder für ihre Dokumente gelten. Wenn Sie ein Dokument einer Kategorie zuweisen, erscheinen die entsprechenden Felder automatisch.

2. Aufbewahrungsfristen — Kategorien können mit einer Aufbewahrungsfrist verknüpft werden. Alle Dokumente dieser Kategorie erben dieselben Aufbewahrungsregeln.

3. Automatische Organisation — Kategorien können Pfadvorlagen verwenden, um Dokumente automatisch anhand ihrer Metadaten in Ordner einzusortieren.

Eine Kategorie erstellen

So erstellen Sie eine neue Kategorie:

1. Navigieren Sie zu Kategorien
2. Klicken Sie auf Neue Kategorie
3. Geben Sie einen Namen ein (z.B. “Rechnungen”)
4. Wählen Sie aus, welche Metadatenfelder für Dokumente dieser Kategorie erscheinen sollen
5. Konfigurieren Sie optional eine Aufbewahrungsfrist
6. Speichern Sie die Kategorie

Metadatenfelder zuweisen

Wenn Sie eine Kategorie erstellen oder bearbeiten, wählen Sie aus, welche Metadatenfelder dazugehören. Diese Felder werden zur “Vorlage” für alle Dokumente dieses Typs.

Beispielsweise könnte eine Kategorie Rechnungen folgende Felder enthalten:

• Rechnungsnummer (Text)
• Rechnungsdatum (Datum)
• Betrag (Währung)
• Lieferant (Text)
• Zahlungsstatus (Auswahl: bezahlt, unbezahlt, überfällig)

Wenn Sie ein Dokument der Kategorie Rechnungen zuweisen, erscheinen diese fünf Felder im Metadaten-Panel und können ausgefüllt werden.

Tipp

Erstellen Sie zuerst die Metadatenfelder und weisen Sie diese dann den Kategorien zu. Ein einzelnes Metadatenfeld kann in mehreren Kategorien verwendet werden.

Aufbewahrungsfristen

Jede Kategorie kann eine zugehörige Aufbewahrungsfrist haben — die Mindestzeit, die Dokumente aufbewahrt werden müssen, bevor sie gelöscht werden können.

Bei der Konfiguration der Aufbewahrung:

1. Wählen Sie eine vordefinierte Aufbewahrungsfrist (z.B. 10 Jahre)
2. Wählen Sie den Aufbewahrungsstichtag — welches Datum den Countdown startet:
   • created_at — wann das Dokument hochgeladen wurde
   • Ein Datums-Metadatenfeld — z.B. “Rechnungsdatum”
3. Weisen Sie optional einen Löschgenehmiger zu — den Benutzer oder die Gruppe, die die Löschung abgelaufener Dokumente genehmigen muss

Siehe Aufbewahrungsfristen für Details zur Funktionsweise.

Pfadvorlagen

Eine Pfadvorlage organisiert Dokumente automatisch in Ordner basierend auf ihren Metadatenwerten. Dies erspart das manuelle Einsortieren von Dokumenten.

Pfadvorlagen verwenden Platzhalter, die auf Metadatenfelder verweisen:

{Lieferant}/{Jahr}/

Mit dieser Vorlage würde eine Rechnung von “Acme GmbH” vom Jahr 2024 automatisch abgelegt in: Acme GmbH/2024/

Verfügbare Platzhalter

• {Feldname} — Der Wert eines Metadatenfeldes
• {Jahr} — Jahr aus einem Datumsfeld
• {Monat} — Monat aus einem Datumsfeld (01-12)
• {Tag} — Tag aus einem Datumsfeld (01-31)

Hinweis

Pfadvorlagen funktionieren nur, wenn die erforderlichen Metadatenfelder ausgefüllt sind. Dokumente mit fehlenden Werten verbleiben an ihrem Upload-Speicherort.

Kategorie vs. Tags

Kategorien und Tags helfen beide bei der Organisation von Dokumenten, dienen aber unterschiedlichen Zwecken:

	Kategorien	Tags
Wie viele pro Dokument?	Eine	Mehrere
Struktur	Definiert Metadaten-Vorlage	Flache Labels
Aufbewahrung	Kann Aufbewahrungsfristen haben	Keine Aufbewahrung
Anwendungsfall	Dokumentenklassifizierung	Flexible Kennzeichnung

Beispiel: Ein Dokument kann zur Kategorie Rechnungen gehören (die seine Struktur und Aufbewahrung definiert) und gleichzeitig Tags wie “dringend”, “Q1” und “geprüft” haben.