GoBD-Konformität

Diese Seite beschreibt, welche GoBD-Anforderungen für Ihr Unternehmen relevant sind und wie Papermerge diese umsetzt.

Was ist GoBD?

GoBD (Grundsätze zur ordnungsmäßigen Führung und Aufbewahrung von Büchern, Aufzeichnungen und Unterlagen in elektronischer Form sowie zum Datenzugriff) ist die deutsche Verordnung, die festlegt, wie Unternehmen elektronische Dokumente und Aufzeichnungen für steuerliche Zwecke verwalten, speichern und archivieren müssen. Wenn Sie ein Unternehmen in Deutschland betreiben, muss Ihr Dokumentenmanagementsystem diesen Grundsätzen entsprechen. Bei Nichteinhaltung kann Ihre Buchführung bei einer Steuerprüfung von den Finanzbehörden abgelehnt werden.

GoBD-Anforderungen

Aufbewahrung elektronisch empfangener Dokumente

Empfangene Dokumente müssen in elektronischer Form aufbewahrt werden. Ein Papierausdruck allein erfüllt diese Anforderung nicht.

Papermerge speichert Dokumente in ihrem originären elektronischen Format. Wenn Sie beispielsweise eine per E-Mail empfangene PDF-Rechnung hochladen, wird diese als PDF aufbewahrt. Die Originaldatei bleibt zusammen mit allen nachfolgenden Versionen erhalten.

Unveränderbarkeit archivierter Dokumente

Sobald ein Dokument in Ihre Buchführungssystem aufgenommen wurde, darf es nicht unterdrückt, unbemerkt überschrieben, gelöscht oder verfälscht werden. Alle Änderungen müssen protokolliert werden, sodass sowohl der ursprüngliche Inhalt als auch die Tatsache, dass eine Änderung stattgefunden hat, sichtbar bleiben.

Papermerge erfasst jede Dokumentänderung als separate Dokumentversion. Jede Version kann einen der folgenden Zustände haben:

Entwurf — Die Version befindet sich außerhalb der Buchführungssystem. Sie können sie frei anpassen: Tags hinzufügen oder entfernen, die Dokumentkategorie ändern, Metadaten aktualisieren und so weiter.
Archiviert — Die Version ist in die Buchführungssystem aufgenommen worden. Weitere Änderungen sind nicht mehr zulässig.
Ersetzt — Die Version war zuvor archiviert, wurde aber durch eine neuere archivierte Version ersetzt (z. B. nach einer Korrektur). Der ursprüngliche Inhalt bleibt erhalten und zugänglich.
Abgelaufen — Die Aufbewahrungsfrist für diese Version ist abgelaufen.

Wenn Sie ein archiviertes Dokument korrigieren müssen, erstellen Sie eine neue Version (beginnend als Entwurf). Sobald Sie die neue Version archivieren, wechselt die vorherige automatisch in den Zustand Ersetzt — sie wird niemals gelöscht. Die vollständige Versionshistorie ist immer zugänglich, und jede Änderung wird mit Datum und dem Benutzer, der sie vorgenommen hat, protokolliert.

Weitere Informationen finden Sie unter Dokumentversionierung.

Eindeutige Dokument-ID

Gemäß den GoBD-Anforderungen muss jedes Dokument über eine eindeutige, unveränderliche Kennung verfügen, die niemals wiederverwendet wird. Die Verbindung zwischen der Dokument-ID und den zugehörigen Indexdaten muss für die gesamte Aufbewahrungsfrist erhalten bleiben.

Jedes Dokument in Papermerge erhält bei der Erstellung eine UUID (Universally Unique Identifier). Diese ID ist dauerhaft — sie wird niemals neu vergeben, auch nicht nach dem Löschen eines Dokuments. UUIDs werden zufällig generiert und können weder erraten noch gefälscht werden. Die Verbindung zwischen der Dokument-ID und allen zugehörigen Metadaten wird auf Datenbankebene über den gesamten Lebenszyklus des Dokuments hinweg aufrechterhalten.

Eine Dokument-ID sieht so aus:

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Protokollierung (Audit-Trail)

Gemäß GoBD muss jede Erfassung, Änderung, Löschung, Berechtigungsänderung und administrative Aktion mit einem Zeitstempel und einer Benutzer-ID protokolliert werden. Frühere Zustände müssen vollständig nachvollziehbar bleiben.

Papermerge führt ein Audit-Log, das die folgenden Aktionen aufzeichnet:

Dokument-Uploads und -Importe
Dokumentlöschungen
Versionsänderungen und Zustandsübergänge
Metadatenänderungen
Tag-Änderungen
Änderungen der Dokumentkategorie
Berechtigungsänderungen
Administrative Aktionen

Jeder Protokolleintrag enthält den genauen Zeitstempel und den Benutzer, der die Aktion durchgeführt hat, sodass die Historie jedes Dokuments vollständig nachvollzogen werden kann.

Weitere Informationen finden Sie unter Protokollierung.

Keine Löschung vor Ablauf der Aufbewahrungsfrist (ABF)

Dokumente dürfen nicht vor Ablauf ihrer Aufbewahrungsfrist (ABF) gelöscht werden. Eine automatisierte Löschung ist nicht zulässig, und jede Löschung bedarf der ausdrücklichen organisatorischen Genehmigung.

In Papermerge können Sie Dokumente ausschließlich im Status Entwurf löschen. Sobald ein Dokument in den Status Archiviert wechselt, ist eine Löschung erst nach Ablauf der dem Dokument zugeordneten ABF möglich. Nach Ablauf der ABF muss ein weiterer autorisierter Benutzer die Löschung bestätigen. Erst nach dieser Bestätigung — und nach Ablauf der ABF — wird das Dokument unwiderruflich aus dem System entfernt.

Maschinelle Auswertbarkeit

Steuerrelevante Dokumente und Daten müssen maschinell auswertbar sein, das heißt, sie müssen durch Software verarbeitet werden können — nicht nur zur menschlichen Ansicht dargestellt werden. Im Einzelnen müssen Dokumente folgende Anforderungen erfüllen:

Maschinell lesbar — Inhalte können von Software gelesen und verarbeitet werden
Filter- und selektierbar — Abfragen nach Datum, Lieferant, Betrag usw. sind möglich
Sortierbar — Sortierung nach beliebigen Indexfeldern ist möglich
Volltextdurchsuchbar — eine Suche über den gesamten Dokumenteninhalt ist möglich
Mathematisch auswertbar — Summenbildung, Umsatzsteuerberechnung und Betragsaggregation sind möglich

Papermerge bietet Dokumentenkategorien mit benutzerdefinierten Feldern, mit denen Sie strukturierte Metadaten zu jedem Dokument erfassen können. Selbst wenn Sie ein eingescanntes Dokument ohne Textebene hochladen, können Sie die benutzerdefinierten Felder manuell befüllen, zum Beispiel:

Rechnungsnummer
Rechnungsdatum
Lieferantenname
Gesamtbetrag
Umsatzsteuerbetrag

Diese strukturierten Metadaten sind vollständig maschinell auswertbar — sie können gefiltert, sortiert, summiert und exportiert werden. Die Finanzbehörde kann diese Metadaten analysieren und das Originaldokument zur Überprüfung der Daten einsehen.

Lesezugriff für Prüfer (Z1/Z2/Z3)

Die Finanzbehörde muss auf alle steuerrelevanten Dokumente über drei definierte Zugriffsarten zugreifen können:

Zugriffsart	Beschreibung
Z1	Unmittelbarer Nur-Lese-Zugriff auf das produktive System
Z2	Sie führen Auswertungen nach Vorgabe des Prüfers durch
Z3	Vollständiger Datenexport einschließlich aller Metadaten und Strukturinformationen

In Papermerge können Sie ein dediziertes Prüferkonto mit Nur-Lese-Berechtigung anlegen. Dieses Konto kann:

Alle steuerrelevanten Dokumente durchsuchen und einsehen
Im gesamten Dokumentenarchiv recherchieren
Dokumente und Metadaten bei Bedarf exportieren

Benutzer mit Nur-Lese-Berechtigung können keine Daten verändern.

Endgültige Dokumentenversion und Archivierungsstatus

Es muss eine klare Unterscheidung zwischen Arbeitsversionen (Entwürfen) und der endgültigen archivierten Version bestehen. Der Archivierungsstatus muss eindeutig definiert sein.

In Papermerge hat jede Dokumentenversion einen der folgenden Zustände:

Entwurf — Dies ist eine Arbeitsversion. Sie können diese frei bearbeiten: Tags hinzufügen oder entfernen, die Dokumentenkategorie ändern, Metadaten aktualisieren usw.
Archiviert — Dies ist die endgültige Version. Weitere Änderungen sind nicht zulässig.
Ersetzt — Die Version war zuvor archiviert, wurde aber durch eine neuere archivierte Version ersetzt (z. B. nach einer Korrektur). Der ursprüngliche Inhalt bleibt erhalten und zugänglich.
Abgelaufen — Die Aufbewahrungsfrist für diese Version ist abgelaufen.

Systemmigrationen müssen die maschinelle Auswertbarkeit erhalten

Bei einem Systemwechsel müssen alle Daten vollständig und inhaltsgleich übertragen werden. Zulässig sind ausschließlich Formatänderungen — inhaltliche Änderungen sind nicht erlaubt. Das neue System muss denselben Grad an maschineller Auswertbarkeit gewährleisten.

Papermerge speichert Dokumente in standardisierten Formaten (PDF, Bilder) und verwaltet alle Metadaten in einer strukturierten Datenbank. Sollten Sie zu einem anderen System migrieren, können alle Dokumente sowie die zugehörigen Metadaten vollständig exportiert werden.