Aufbewahrung

Eine Aufbewahrungsfrist legt fest, wie lange ein Dokument aufbewahrt werden muss, bevor es gelöscht werden darf, zum Beispiel „10 Jahre“ für Rechnungen. Sie legen Aufbewahrungsfristen einmal auf der Seite Aufbewahrungsfristen an und weisen sie dann Kategorien zu. Jedes Dokument einer Kategorie erhält die Aufbewahrungsfrist dieser Kategorie.

Diese Seite beschreibt, wie Sie Aufbewahrungsfristen anlegen und verwalten. Was passiert, wenn die Aufbewahrungsfrist eines Dokuments abgelaufen ist, lesen Sie unter Aufbewahrungsfristen.

Eine Aufbewahrungsfrist erstellen

Öffnen Sie die Seite Aufbewahrungsfristen.
Klicken Sie auf Erstellen.
Füllen Sie im Dialog Neue Aufbewahrungsfrist aus:
- Name, z. B. „10 Jahre“
- Beschreibung (optional), z. B. „Rechnungen und Buchungsbelege“
- Wert und Einheit, z. B. 10 und Jahr(e). Als Einheiten stehen Tage, Monate und Jahre zur Verfügung.
- Jahresende: siehe unten.
Klicken Sie auf Speichern.

Dialog „Neue Aufbewahrungsfrist“

Der Name einer Aufbewahrungsfrist muss eindeutig sein.

Aufbewahrungsreferenz

Eine Aufbewahrungsfrist sagt, wie lange ein Dokument aufbewahrt wird, z. B. 10 Jahre. Die Aufbewahrungsreferenz sagt, ab wann diese 10 Jahre gezählt werden. Sie wählen die Aufbewahrungsreferenz pro Kategorie:

Erstellungsdatum: das Datum, an dem das Dokument in Papermerge hochgeladen wurde.
Metadaten: ein Datum aus den Metadaten des Dokuments, z. B. das Rechnungsdatum. Nur Felder vom Typ Datum und Datum & Uhrzeit, die zu den Metadaten der Kategorie gehören, können verwendet werden.

Das Datum der Archivierung kann nicht als Aufbewahrungsreferenz verwendet werden.

Für steuerrelevante Dokumente ist ein Datum aus den Metadaten, etwa das Rechnungsdatum, meist die richtige Aufbewahrungsreferenz: Das Datum des Hochladens kann Wochen oder Monate nach dem Datum liegen, ab dem das Gesetz zählt.

Jahresende

Die Option Jahresende ist standardmäßig aktiviert. Damit beginnt die Aufbewahrungsfrist erst am Ende des Jahres der Aufbewahrungsreferenz zu laufen, nicht an deren genauem Tag.

Bei einer Aufbewahrungsfrist von 10 Jahren wird ein Dokument mit der Aufbewahrungsreferenz 17. März 2025 zum Beispiel so lange aufbewahrt:

Jahresende	Aufbewahrt bis	Abgelaufen ab
Aktiviert	31. Dezember 2035	1. Januar 2036
Deaktiviert	16. März 2035	17. März 2035

Das deutsche Steuerrecht (§147 Abs. 4 AO) schreibt die Jahresende-Regel vor. Lassen Sie diese Option daher aktiviert, wenn Ihre Dokumente unter die GoBD fallen.

Eine Aufbewahrungsfrist einer Kategorie zuweisen

Aufbewahrungsfristen wirken erst, wenn sie einer Kategorie zugewiesen sind. Legen Sie im Kategorie-Dialog fest:

Aufbewahrungsfrist: eine der Aufbewahrungsfristen, die Sie angelegt haben.
Aufbewahrungsreferenz: das Datum, ab dem die Frist gezählt wird, Erstellungsdatum oder Metadaten. Für Metadaten wählen Sie das Datumsfeld unter Metadaten für Aufbewahrungsreferenz aus. Siehe Aufbewahrungsreferenz.
Löschgenehmiger (Benutzer) oder Löschgenehmiger (Gruppe): wer die Löschung der Dokumente dieser Kategorie genehmigt, sobald sie abgelaufen sind. Siehe Löschungsgenehmiger.

Ein Dokument kann nur archiviert werden, wenn seine Kategorie eine Aufbewahrungsfrist, eine Aufbewahrungsreferenz und einen Löschgenehmiger hat.

Wann das Ablaufdatum berechnet wird

Das Ablaufdatum eines Dokuments wird beim Archivieren berechnet, aus der Aufbewahrungsfrist und der Aufbewahrungsreferenz, die seine Kategorie zu diesem Zeitpunkt hat. Papermerge speichert dieses Datum mit dem archivierten Dokument.

Das Ablaufdatum hängt nur von der Aufbewahrungsreferenz und der Aufbewahrungsfrist ab, nie vom Datum der Archivierung. Das Archivieren startet keine Uhr: Es berechnet nur ein festes Kalenderdatum und speichert es.

Das bedeutet:

Wenn Sie eine Aufbewahrungsfrist später ändern, gilt die Änderung nur für Dokumente, die danach archiviert werden. Bereits archivierte Dokumente behalten ihr Ablaufdatum.
Wenn die Aufbewahrungsreferenz ein Metadatenfeld ist und dieses Feld beim Archivieren leer ist, kann kein Ablaufdatum berechnet werden. Tragen Sie das Datum vor dem Archivieren ein.

Ersetzen und erneut archivieren

Wenn Sie ein archiviertes Dokument ersetzen, legt Papermerge eine neue Entwurfsversion davon an. Wird dieser Entwurf archiviert, wird das Ablaufdatum erneut berechnet, genauso wie beim ersten Mal.

Die Aufbewahrungsfrist beginnt nicht von vorn, und die Zeit im Entwurf wird weder hinzugerechnet noch abgezogen:

Erstellungsdatum ist das Datum, an dem das Dokument zum ersten Mal hochgeladen wurde. Das Ersetzen ändert es nicht, daher ergibt das erneute Archivieren dasselbe Ablaufdatum.
Ein Metadatenfeld gehört zum Dokument, nicht zu einer einzelnen Version. Bleibt das Datum gleich, ergibt das erneute Archivieren dasselbe Ablaufdatum. Korrigieren Sie das Datum, während das Dokument im Entwurf ist, wird das neue Datum verwendet.
Ändern Sie die Kategorie des Dokuments oder die Aufbewahrungsfrist bzw. Aufbewahrungsreferenz der Kategorie, während das Dokument im Entwurf ist, werden die neuen Einstellungen verwendet.

Solange ein Dokument im Entwurf ist, kann es nicht ablaufen. Verstreicht sein Ablaufdatum in dieser Zeit, läuft das Dokument kurz nach dem erneuten Archivieren ab (Papermerge prüft stündlich auf abgelaufene Dokumente).

Beispiel: Rechnung ersetzt und erneut archiviert

Eine Rechnung gehört zur Kategorie Rechnungen mit einer Aufbewahrungsfrist von 10 Jahren und aktivierter Option Jahresende. Ihr Rechnungsdatum – die Aufbewahrungsreferenz – ist der 5. Juni 2026.

Datum	Aktion	Ablaufdatum
20. August 2026	Rechnung hochgeladen, im Entwurf	noch keines
15. September 2026	Archiviert	aufbewahrt bis 31. Dezember 2036
10. Oktober 2026	Ersetzt, eine neue Entwurfsversion wird angelegt	keines, solange im Entwurf
17. Oktober 2026	Erneut archiviert	aufbewahrt bis 31. Dezember 2036

Das Ergebnis ist mit beiden Aufbewahrungsreferenzen dasselbe:

Mit der Aufbewahrungsreferenz Rechnungsdatum (ein Metadatenfeld) wird die Frist ab dem 5. Juni 2026 gezählt.
Mit der Aufbewahrungsreferenz Erstellungsdatum wird sie ab dem 20. August 2026 gezählt, dem ersten Hochladen. Das erneute Archivieren am 17. Oktober 2026 ändert daran nichts.

Beide Daten liegen im Jahr 2026, daher ergeben beide mit Jahresende den 31. Dezember 2036. Ohne Jahresende würde die Rechnung bis zum 4. Juni 2036 (Metadatenfeld) bzw. bis zum 19. August 2036 (Erstellungsdatum) aufbewahrt, vor und nach dem erneuten Archivieren.

Beispiel: Datum im Entwurf korrigiert

Sie stellen fest, dass das Rechnungsdatum falsch eingetragen wurde: Die Rechnung ist vom 5. Juni 2025, nicht von 2026. Sie ersetzen das Dokument, korrigieren das Feld Rechnungsdatum in der neuen Entwurfsversion und archivieren es erneut. Das Ablaufdatum wird nun ab dem 5. Juni 2025 berechnet: Die Rechnung wird bis zum 31. Dezember 2035 aufbewahrt.

Mit der Aufbewahrungsreferenz Erstellungsdatum würde die Korrektur der Metadaten das Ablaufdatum nicht ändern, weil das Datum des Hochladens gleich bleibt.

Aufbewahrungsfristen bearbeiten und löschen

Um eine Aufbewahrungsfrist zu bearbeiten, wählen Sie sie auf der Seite Aufbewahrungsfristen aus und klicken Sie auf Bearbeiten. Sie können Name, Beschreibung, Dauer und die Option Jahresende ändern. Ein Klick auf eine Aufbewahrungsfrist öffnet ihre Detailseite.

Um Aufbewahrungsfristen zu löschen, wählen Sie sie auf der Seite Aufbewahrungsfristen aus und klicken Sie auf Löschen. Eine Aufbewahrungsfrist, die noch einer Kategorie zugewiesen ist, kann nicht gelöscht werden. Papermerge zeigt an, welche Kategorien sie verwenden: Weisen Sie diesen Kategorien zuerst eine andere Aufbewahrungsfrist zu und löschen Sie sie dann.

Team-Konten und private Konten

In Team-Konten gelten Aufbewahrungsfristen unternehmensweit: Jeder Benutzer, der die Seite Aufbewahrungsfristen öffnen kann, sieht alle. Mit den Standardrollen kann nur die Rolle admin Aufbewahrungsfristen erstellen, bearbeiten und löschen; die Rolle auditor kann sie ansehen. Siehe Rollen & Berechtigungen.

In privaten Konten gehören die Aufbewahrungsfristen zu Ihrem Konto.