Erste Schritte für Teams

Wenn Sie ein Team-Konto anlegen, sind Sie dessen admin. Diese Seite führt Sie durch die erste Einrichtung: Kollegen einladen, einen gemeinsamen Ort für die Dokumente des Teams anlegen und das erste Dokument archivieren.

Die Beispiele auf dieser Seite verwenden ein Team aus drei Personen: Sie (der Administrator) und zwei Kollegen, Anna und Ben. Ein Team dieser Größe braucht genau eine gemeinsame Ablage, und genau die richten Sie hier ein.

Was Sie zu Beginn haben

Ein neues Team-Konto enthält:

einen Benutzer: Sie, mit der Rolle admin;
die Standardrollen: admin, user und auditor für das ganze Unternehmen sowie viewer, editor und manager für Ablagen;
Ihre eigenen privaten Ordner Eingang und Dateien.

Weitere Benutzer, Gruppen, Ablagen oder Kategorien gibt es noch nicht.

Schritt 1 — Kollegen einladen

Laden Sie alle, die mit Dokumenten arbeiten werden, vor dem Einrichtungsassistenten in Schritt 2 ein. Der Assistent nimmt alle Benutzer, die es zu diesem Zeitpunkt gibt, in die gemeinsame Team-Gruppe auf.

Öffnen Sie die Seite Benutzer und klicken Sie auf Einladen.
Geben Sie Annas E-Mail-Adresse ein und wählen Sie die Rolle user.
Klicken Sie auf Einladung senden.
Wiederholen Sie das für Ben.

Anna und Ben erhalten eine E-Mail und werden als Eingeladen geführt, bis sie sich zum ersten Mal anmelden. Sie müssen nicht warten, bis sie die Einladung annehmen.

Mit der Rolle user können Ihre Kollegen Tags, Metadaten und Kategorien erstellen und ihre eigenen API-Tokens verwalten. Geben Sie die Rolle admin nur Personen, die Benutzer und Einstellungen verwalten. Siehe Benutzer & Gruppen.

Schritt 2 — Den Einrichtungsassistenten ausführen

Öffnen Sie die Seite Kategorien. Solange es keine Kategorien gibt, bietet die Seite den Einrichtungsassistenten an: Klicken Sie auf Assistent starten.

Der Assistent fragt nach Ihrer Hauptwährung und danach, mit welchen Arten von Dokumenten Sie arbeiten, und zeigt Ihnen die Aufbewahrungsfristen, die er verwenden wird. Nach Ihrer Bestätigung legt er an:

Metadatenfelder, Kategorien und Aufbewahrungsfristen für die ausgewählten Dokumentarten;
eine Gruppe Team mit allen aktuellen Benutzern: Ihnen, Anna und Ben;
eine Ablage Team, deren Eigentümerin die Gruppe Team ist.

Jede Kategorie, die der Assistent anlegt, legt ihre Dokumente in der Ablage Team ab, und Sie sind der Löschgenehmiger dieser Kategorien.

Das ist die gesamte Team-Einrichtung: Alle Mitglieder der Gruppe Team haben vollen Zugriff auf die Dokumente in der Ablage Team.

Wenn Sie jemanden nach dem Einrichtungsassistenten einladen, nehmen Sie die Person selbst in die Gruppe Team auf: Wählen Sie im Dialog Benutzer einladen im Feld Gruppen die Gruppe Team aus, oder bearbeiten Sie die Gruppe auf der Seite Gruppen.

Schritt 3 — In den Eingang hochladen, Kategorie wählen

In Papermerge muss niemand entscheiden, wohin ein Dokument gehört. Alle, auch Sie, arbeiten auf dieselbe Weise:

Laden Sie das Dokument in Ihren eigenen Eingang hoch.
Wählen Sie die Kategorie des Dokuments, z. B. Rechnungen.

Die Kategorie ist die einzige Entscheidung. Den Rest erledigt Papermerge: Die Kategorie bestimmt, in welcher Ablage das Dokument liegt, und über ihre Ablageregel, in welchem Ordner. Deshalb legt der Administrator die Kategorien zuerst an (in Schritt 2 hat das der Assistent für Sie erledigt): Mit den Kategorien des Assistenten landet jedes Dokument mit Kategorie in der Ablage Team.

Solange ein Dokument in Ihrem Eingang keine Kategorie hat, sehen nur Sie es. Wenn Sie eine Kategorie wählen, die in die Ablage Team ablegt, bittet Papermerge Sie, das Verschieben zu bestätigen, weil das Dokument dann für mehr Personen sichtbar wird. Der Dialog Wer diese Elemente sehen kann, ändert sich zeigt, wer Zugriff erhält: in diesem Fall Anna und Ben.

Wenn Sie nicht jedes Mal bestätigen möchten, aktivieren Sie Entscheidung merken. Papermerge verschiebt solche Dokumente dann ohne Rückfrage, bis sich ändert, wer Zugriff erhält oder verliert.

Um die Dokumente der Ablage Team anzusehen, wechseln Sie über den Breadcrumb oben im Bereich zu ihr. Siehe Navigation.

Schritt 4 — Das erste Dokument archivieren

Ab hier ist der tägliche Arbeitsablauf derselbe wie in einem privaten Konto: hochladen, falls nötig Seiten korrigieren, eine Kategorie zuweisen und ihre Metadaten ausfüllen, dann archivieren. Siehe Ihr täglicher Arbeitsablauf.

Probieren Sie es mit einem Dokument aus:

Laden Sie ein Dokument, z. B. eine Lieferantenrechnung, in Ihren eigenen Eingang hoch.
Öffnen Sie es, weisen Sie die Kategorie Rechnungen zu (oder eine andere, die der Assistent angelegt hat) und bestätigen Sie das Verschieben in die Ablage Team.
Füllen Sie die Metadaten aus, z. B. Rechnungsdatum und Betrag.
Klicken Sie auf Archivieren.

Bitten Sie Anna oder Ben, die Ablage Team zu öffnen: Sie sehen das Dokument ebenfalls.

Wo sich Teams unterscheiden

Die obige Einrichtung passt für die meisten kleinen Teams: eine Ablage für alles, die alle gemeinsam nutzen. Ändern Sie sie, wenn Ihr Team es braucht:

Manche Dokumente sollen nur wenige Personen sehen, z. B. die Lohnabrechnung: Legen Sie eine zweite Ablage an, auf die nur diese Personen Zugriff haben, und eine Kategorie (z. B. Lohnabrechnungen), die in diese Ablage ablegt. Benutzer wählen weiterhin nur die Kategorie; Papermerge legt die Dokumente in der richtigen Ablage ab. Siehe Ablagen.
Jemand soll Dokumente nur lesen, z. B. eine Werkstudentin: Nehmen Sie die Person nicht in die Gruppe Team auf, sondern geben Sie ihr die Ablagerolle viewer für die Ablage. Siehe Rollen & Berechtigungen.
Ihr Steuerberater oder ein Betriebsprüfer braucht Zugriff: siehe Prüferzugriff und vollständiger Datenexport.