Einrichtung

Clara hat ein Team-Konto erstellt und ist jetzt dessen Administratorin. Diese Seite zeigt Schritt für Schritt, wie sie Papermerge nach dem Plan einrichtet. Clara wird:

1. Martin und Ella einladen
2. eine Gruppe erstellen
3. eine Ablage erstellen
4. die Aufbewahrungsfristen erstellen
5. die Metadatenfelder erstellen
6. die Kategorien erstellen

Die Einrichtung machen Sie nur einmal. Sie dauert etwa 25 Minuten.

Zur Erinnerung, hier ist Claras Plan:

Kategorie	Metadaten	Aufbewahrt für
Lieferantenrechnung	Lieferant, Rechnungsdatum, Rechnungsnummer, Gesamtbetrag	10 Jahre
Kundenrechnung	Kunde, Rechnungsdatum, Rechnungsnummer, Gesamtbetrag	10 Jahre
Hygienenachweis	Prüfdatum, Geprüft von, Themen, Ergebnis	3 Jahre

1. Martin und Ella einladen

1. Öffnen Sie die Seite Benutzer und klicken Sie auf Einladen.
2. Geben Sie die E-Mail-Adresse von Martin ein, wählen Sie die Rolle user und klicken Sie auf Einladung senden.
3. Machen Sie dasselbe für Ella.

Siehe Benutzer & Gruppen.

2. Die Gruppe erstellen

Mit einer Gruppe geben Sie mehreren Personen auf einmal denselben Zugriff. Clara erstellt die Gruppe Bäckerei-Team mit sich selbst, Martin und Ella. So kann sie im nächsten Schritt allen dreien in einem Zug Zugriff auf die Ablage geben.

1. Öffnen Sie die Seite Gruppen und klicken Sie auf Erstellen.
2. Geben Sie der Gruppe den Namen Bäckerei-Team.
3. Wählen Sie Clara, Martin und Ella als Mitglieder aus und speichern Sie.

3. Die Ablage erstellen

In der Ablage liegen alle Dokumente der Rosewood Bakery. Clara macht die Gruppe Bäckerei-Team zur Eigentümerin der Ablage. So können Clara, Martin und Ella jedes Dokument darin hinzufügen, bearbeiten, archivieren und löschen.

1. Öffnen Sie die Seite Ablagen und klicken Sie auf Erstellen.
2. Geben Sie im Dialog Neue Ablage den Titel Rosewood Bakery ein.
3. Fügen Sie unter Eigentümer die Gruppe Bäckerei-Team hinzu (Typ Gruppe).
4. Speichern Sie.

Siehe Ablagen.

4. Die Aufbewahrungsfristen erstellen

Der Plan enthält zwei Aufbewahrungsfristen: 10 Jahre für Rechnungen und 3 Jahre für Hygienenachweise.

1. Öffnen Sie die Seite Aufbewahrungsfristen.
2. Erstellen Sie die beiden folgenden Aufbewahrungsfristen. Lassen Sie bei beiden Jahresende aktiviert.

Name	Wert	Einheit
10 Jahre	10	Jahr(e)
3 Jahre	3	Jahr(e)

Siehe Aufbewahrung.

5. Die Metadatenfelder erstellen

Jedes Metadatenfeld in Papermerge hat einen Typ. Der Typ bestimmt, was eingegeben werden kann, zum Beispiel ein Datum, ein Betrag oder eine Auswahl aus einer Liste. Hier sind die Felder aus Claras Plan mit ihren Typen:

Name	Typ	Verwendet von
Lieferant	Kurzer Text	Lieferantenrechnung
Kunde	Kurzer Text	Kundenrechnung
Rechnungsdatum	Datum	Lieferantenrechnung, Kundenrechnung
Rechnungsnummer	Kurzer Text	Lieferantenrechnung, Kundenrechnung
Gesamtbetrag	Währung (EUR)	Lieferantenrechnung, Kundenrechnung
Prüfdatum	Datum	Hygienenachweis
Geprüft von	Auswahl	Hygienenachweis
Themen	Langer Text	Hygienenachweis
Ergebnis	Auswahl	Hygienenachweis

Alle Felder sind unternehmensweit, gehören also zu keiner Ablage. Sie erstellen ein Feld einmal und können es in beliebig vielen Kategorien verwenden.

Öffnen Sie die Seite Metadaten und erstellen Sie die Felder wie unten gezeigt.

Siehe Metadaten.

Kurze Texte und Datumsfelder

Clara beginnt mit den einfachen Feldern: Lieferant, Kunde und Rechnungsnummer haben den Typ Kurzer Text:

Rechnungsdatum und Prüfdatum haben den Typ Datum:

Gesamtbetrag

Gesamtbetrag hat den Typ Währung. Ein Währungsfeld braucht zusätzlich die Währung selbst, bei der Rosewood Bakery ist das EUR.

Geprüft von

Geprüft von hält fest, wer die Hygieneprüfung durchgeführt hat. Das ist immer Clara, Martin oder Ella. Deshalb macht Clara daraus ein Feld vom Typ Auswahl mit den drei Namen als Optionen. So muss niemand einen Namen eintippen, und die Schreibweise ist immer gleich.

Themen

Themen ist ein Feld vom Typ Langer Text für eine kurze Zusammenfassung des Nachweises: was geprüft und was festgestellt wurde. Ein langer Text fasst mehrere Sätze, und sein Inhalt ist durchsuchbar. So findet Clara Berichte später über Stichwörter.

Ergebnis

Ergebnis hält fest, wie eine Hygieneprüfung ausgegangen ist. Es ist ein Feld vom Typ Auswahl mit diesen Optionen:

• Bestanden
• Bestanden mit Anmerkungen
• Nachbesserung nötig
• Nicht bestanden

6. Die Kategorien erstellen

Alles bisher war Vorbereitung für diesen Schritt. Eine Kategorie verbindet Metadaten, eine Aufbewahrungsfrist und eine Ablage. Clara trifft für alle drei Kategorien dieselben Entscheidungen:

• Aufbewahrungsreferenz: Die Aufbewahrungsfrist beginnt mit einem Datumsfeld des Dokuments (Rechnungsdatum oder Prüfdatum), nicht mit dem Datum des Hochladens. Siehe Aufbewahrungsreferenz.
• Löschgenehmiger: Clara.
• Inhaber: unternehmensweit. Eine Kategorie kann auch zu einer Ablage gehören, sodass nur Personen mit Zugriff auf diese Ablage sie verwenden können. Die Rosewood Bakery braucht das aber nicht.
• Ablage: Rosewood Bakery. In einem Team-Konto legt jede Kategorie ihre Dokumente in einer Ablage ab, auch eine unternehmensweite. Dokumente im eigenen Eingang oder Home-Ordner einer Person sind ihre privaten oder noch nicht abgelegten Dokumente.

Öffnen Sie die Seite Kategorien. Sie bietet einen Einrichtungsassistenten an, klicken Sie aber stattdessen auf Erstellen und legen Sie drei Kategorien mit diesen Einstellungen an:

Einstellung	Lieferantenrechnung	Kundenrechnung	Hygienenachweis
Metadaten	Lieferant, Rechnungsdatum, Rechnungsnummer, Gesamtbetrag	Kunde, Rechnungsdatum, Rechnungsnummer, Gesamtbetrag	Prüfdatum, Geprüft von, Themen, Ergebnis
Aufbewahrungsfrist	10 Jahre	10 Jahre	3 Jahre
Aufbewahrungsreferenz	Metadaten	Metadaten	Metadaten
Metadaten für Aufbewahrungsreferenz	Rechnungsdatum	Rechnungsdatum	Prüfdatum
Löschgenehmiger (Benutzer)	Clara	Clara	Clara
Wer wird der Inhaber dieser Kategorie?	Unternehmensweit	Unternehmensweit	Unternehmensweit
Ablage	Rosewood Bakery	Rosewood Bakery	Rosewood Bakery
Zielordner	/{{category}}/	/{{category}}/	/{{category}}/

Jedes Dokument wird in einem Ordner abgelegt, der nach seiner Kategorie benannt ist: Eine Lieferantenrechnung landet in Lieferantenrechnung/ in der Ablage Rosewood Bakery. Siehe Kategorien und Ablageregeln.

Die Videos unten zeigen, wie Sie die einzelnen Kategorien erstellen.

Lieferantenrechnung:

Kundenrechnung:

Hygienenachweis:

Das ist die ganze Einrichtung.

Weiter: Arbeitsalltag.