Erste Schritte

Willkommen bei Papermerge! Ihr Konto ist sofort einsatzbereit — Sie können Dokumente hochladen, ohne vorher irgendetwas konfigurieren zu müssen.

Diese Seite erklärt den Unterschied zwischen dem einfachen Speichern von Dokumenten und dem ordnungsgemäßen Archivieren und zeigt, wie Sie in wenigen Minuten vom einen zum anderen gelangen.

Sie können sofort hochladen

Es gibt nichts, was Sie vor dem Hochladen konfigurieren müssen. Ziehen Sie Dateien per Drag-and-drop in den Navigator oder nutzen Sie den Upload-Button — Ihre Dokumente werden sicher gespeichert und sind jederzeit abrufbar.

Hochgeladene Dokumente befinden sich zunächst im Status Entwurf. In diesem Status können sie frei bearbeitet, verschoben oder gelöscht werden. Weitere Informationen finden Sie unter Dokumenten-Lebenszyklus.

Wenn Sie bereit sind, Ordnung zu schaffen

Hochladen speichert Ihre Dokumente. Sie ordnungsgemäß zu archivieren bedeutet einen Schritt weiterzugehen: aussagekräftige Metadaten zuzuweisen, sie automatisch in die richtigen Ordner abzulegen und sie durch Aufbewahrungsfristen zu schützen.

Hier kommt die Struktur von Papermerge ins Spiel:

Metadatenfelder — Informationen, die jedem Dokument zugeordnet werden, z. B. ein Datum, ein Betrag oder ein Lieferantenname, sodass Sie nach Inhalten und nicht nur nach Dateinamen suchen und filtern können
Kategorien — fassen Metadatenfelder zusammen, legen eine Ablageregel fest, die bestimmt, wohin Dokumente automatisch verschoben werden, und erzwingen eine Aufbewahrungsfrist
Aufbewahrungsfristen — Regeln, die festlegen, wie lange ein Dokument aufbewahrt werden muss, bevor es gelöscht werden darf

Diese Struktur manuell einzurichten dauert einige Minuten. Der schnellste Weg ist der Einrichtungsassistent.

Der Einrichtungsassistent

Am Anfang sind noch keine Metadaten, Kategorien oder Aufbewahrungsfristen konfiguriert. Sie können diese entweder manuell einzeln einrichten oder den Einrichtungsassistenten das in wenigen einfachen Schritten für Sie erledigen lassen.

Einrichtungsassistent

Der Einrichtungsassistent erstellt eine Handvoll Metadatenfelder, Kategorien und Aufbewahrungsfristen, die Sie sofort verwenden können. Natürlich können Sie diese weiterhin manuell an Ihre Bedürfnisse anpassen oder sie löschen und neue erstellen.

Wenn Sie alles lieber manuell einrichten möchten, siehe Kategorien, Metadaten und Aufbewahrung.

Ihr täglicher Arbeitsablauf

Sobald Ihre Kategorien eingerichtet sind — ob über den Assistenten oder manuell — besteht der Ablauf für jedes Dokument aus denselben vier Schritten:

Schritt 1 — Hochladen

Laden Sie Ihr Dokument über den Upload-Button hoch oder ziehen Sie es per Drag-and-drop in den Navigator. Neu hochgeladene Dokumente landen in Ihrem Posteingang und befinden sich im Status Entwurf. Alle Dokumente, unabhängig davon, ob sie sich im Posteingang oder in Dateien befinden, sind über die Ansicht Dokumente abrufbar, die eine flache Liste all Ihrer Dokumente ist.

Schritt 2 — Seiten aus Sammelscans organisieren (falls erforderlich)

Häufig sind gescannte Seiten innerhalb des Dokuments falsch gedreht, oder wenn Sie im Sammelverfahren gescannt haben, können Seiten in der falschen Reihenfolge oder im falschen Dokument liegen. Mit Papermerge können Sie das schnell beheben: Die Seitenverwaltung ermöglicht es Ihnen, Seiten zu drehen, neu anzuordnen oder sogar zwischen Dokumenten zu verschieben (solange sich das Dokument noch im ursprünglichen Status Entwurf befindet). Um eine Seite zu drehen, wählen Sie sie einfach aus — ein Button Drehen erscheint. Details zur Seitenorganisation finden Sie unter Seiten organisieren.

Dieser Schritt ist optional — überspringen Sie ihn, wenn Ihre Dateien bereits gut organisiert sind.

Schritt 3 — Kategorie zuweisen und Metadaten ausfüllen

Gehen Sie zu Dokumente. Dort sehen Sie eine flache Liste aller Ihrer Dokumente unabhängig davon, in welchem Ordner sie sich befinden — das erleichtert die Kategorisierung mehrerer Dokumente auf einmal. Sortieren Sie absteigend nach Geändert am, damit die zuletzt hochgeladenen Dokumente oben erscheinen.

Gehen Sie für jedes Dokument wie folgt vor:

Klicken Sie auf das Symbol Im sekundären Panel öffnen, um das Dokument auf der rechten Seite zu öffnen, ohne Ihren Platz in der Liste zu verlieren.
Scrollen Sie im sekundären Panel zum Abschnitt Metadaten und wählen Sie eine Kategorie aus dem Dropdown-Menü aus.
Die für diese Kategorie relevanten Metadatenfelder werden angezeigt — füllen Sie diese aus.
Gehen Sie zum nächsten Dokument in der Liste und wiederholen Sie den Vorgang.

Jedes Mal, wenn Sie einem Dokument eine Kategorie zuweisen, wird die Ablageregel aktiviert und das Dokument automatisch in den zugehörigen Zielordner verschoben.

Schritt 4 — Archivieren

Sobald ein Dokument eine Kategorie und ausgefüllte Metadaten hat, kann es archiviert werden. Öffnen Sie das Dokument im sekundären Panel und klicken Sie im Detailbereich auf den Button Archivieren.

Das war’s. Wiederholen Sie die Schritte 1–4 für jedes neue Dokument. Mit der Zeit baut sich Ihr Archiv von selbst auf — Dokumente werden automatisch in die richtigen Ordner abgelegt, mit aussagekräftigen Metadaten versehen und durch Aufbewahrungsfristen geschützt.

Ihre Einrichtung anpassen

Der Assistent hat eine sinnvolle Grundkonfiguration erstellt, aber alles, was er eingerichtet hat, kann angepasst werden:

Metadatenfelder hinzufügen oder umbenennen — Metadaten → Hinzufügen
Aufbewahrungsfristen hinzufügen oder anpassen — Aufbewahrung → Hinzufügen
Kategorien hinzufügen, bearbeiten oder entfernen — Kategorien
Ablageregeln ändern — Kategorie bearbeiten und das Feld Zielordner (und optional Dokument umbenennen) aktualisieren

Die meisten Änderungen an Kategorien gelten nur für Dokumente, die du ab dann kategorisierst; bereits archivierte Dokumente sind nicht betroffen. Die Ausnahme ist das Ändern einer Ablageregel — Papermerge ordnet dann jedes vorhandene Dokument dieser Kategorie entsprechend der neuen Regel neu ein.

Team-Konten

Die Dokumentation für die Einrichtung von Team-Konten folgt in Kürze.