Erste Schritte

Willkommen bei Papermerge! Ihr Konto ist sofort einsatzbereit — Sie können Dokumente hochladen, ohne vorher irgendetwas konfigurieren zu müssen.

Diese Seite erklärt den Unterschied zwischen dem einfachen Speichern von Dokumenten und dem ordnungsgemäßen Archivieren und zeigt, wie Sie in wenigen Minuten vom einen zum anderen gelangen.

Sie können sofort hochladen

Es gibt nichts, was Sie vor dem Hochladen konfigurieren müssen. Ziehen Sie Dateien per Drag-and-drop in den Navigator oder nutzen Sie die Upload-Schaltfläche — Ihre Dokumente werden sicher gespeichert und sind jederzeit abrufbar.

Hochgeladene Dokumente befinden sich zunächst im Status Entwurf. In diesem Status können sie frei bearbeitet, verschoben oder gelöscht werden.

Wenn Sie bereit sind, Ordnung zu schaffen

Hochladen speichert Ihre Dokumente. Sie ordnungsgemäß zu archivieren bedeutet einen Schritt weiterzugehen: aussagekräftige Metadaten zuzuweisen, sie automatisch in die richtigen Ordner abzulegen und sie durch Aufbewahrungsfristen zu schützen.

Hier kommt die Struktur von Papermerge ins Spiel:

• Metadatenfelder — Informationen, die jedem Dokument zugeordnet werden, z. B. ein Datum, ein Betrag oder ein Lieferantenname, sodass Sie nach Inhalten und nicht nur nach Dateinamen suchen und filtern können
• Kategorien — fassen Metadatenfelder zusammen, legen eine Ablageregel fest, die bestimmt, wohin Dokumente automatisch verschoben werden, und erzwingen eine Aufbewahrungsfrist
• Aufbewahrungsfristen — Regeln, die festlegen, wie lange ein Dokument aufbewahrt werden muss, bevor es gelöscht werden darf

Diese Struktur manuell einzurichten dauert einige Minuten. Der schnellste Weg ist der Einrichtungsassistent.

Der Einrichtungsassistent

Wenn Sie sich zum ersten Mal anmelden, startet der Einrichtungsassistent automatisch. Er stellt Ihnen zwei Fragen — welche Art von Nutzer Sie sind und welche Dokumenttypen Sie verwalten — und erstellt anschließend Kategorien, Metadatenfelder und Aufbewahrungsfristen für Sie in einem einzigen Schritt.

Falls Sie den Assistenten übersprungen haben, können Sie ihn jederzeit unter Einstellungen → Einrichtungsassistenten starten erneut aufrufen.

Wenn Sie alles lieber manuell einrichten möchten, lesen Sie die Seiten Kategorien, Metadaten und Aufbewahrung.

Ihr täglicher Arbeitsablauf

Sobald Ihre Kategorien eingerichtet sind — ob über den Assistenten oder manuell — besteht der Ablauf für jedes Dokument aus denselben vier Schritten:

Schritt 1 — Hochladen

Laden Sie Ihr Dokument über die Upload-Schaltfläche hoch oder ziehen Sie es per Drag-and-drop in den Navigator. Neu hochgeladene Dokumente landen in Ihrem Posteingang und befinden sich im Status Entwurf.

Schritt 2 — Seiten aus Sammelscans extrahieren (falls erforderlich)

Wenn Sie mehrere unzusammenhängende Dokumente in einer einzigen PDF-Datei eingescannt haben, verwenden Sie die Seitenextraktionsfunktion, um diese vor der Kategorisierung in separate Dokumente aufzuteilen. Papermerge funktioniert am besten, wenn jede Datei genau ein logisches Dokument enthält.

Dieser Schritt ist optional — überspringen Sie ihn, wenn Ihre Dateien bereits jeweils ein Dokument enthalten.

Schritt 3 — Kategorie zuweisen und Metadaten ausfüllen

Gehen Sie zu Dokumente. Dort sehen Sie eine flache Liste aller Ihrer Dokumente unabhängig davon, in welchem Ordner sie sich befinden — das erleichtert die Kategorisierung mehrerer Dokumente auf einmal. Sortieren Sie absteigend nach Geändert am, damit die zuletzt hochgeladenen Dokumente oben erscheinen.

Gehen Sie für jedes Dokument wie folgt vor:

1. Klicken Sie auf das Symbol Im sekundären Panel öffnen, um das Dokument auf der rechten Seite zu öffnen, ohne Ihren Platz in der Liste zu verlieren.
2. Scrollen Sie im sekundären Panel zum Abschnitt Metadaten und wählen Sie eine Kategorie aus dem Dropdown-Menü aus.
3. Die für diese Kategorie relevanten Metadatenfelder werden angezeigt — füllen Sie diese aus.
4. Gehen Sie zum nächsten Dokument in der Liste und wiederholen Sie den Vorgang.

Jedes Mal, wenn Sie einem Dokument eine Kategorie zuweisen, wird die Ablageregel aktiviert und das Dokument automatisch in den zugehörigen Zielordner verschoben.

Schritt 4 — Archivieren

Sobald ein Dokument eine Kategorie und ausgefüllte Metadaten hat, kann es archiviert werden. Öffnen Sie das Dokument im sekundären Panel und klicken Sie im Detailbereich auf die Schaltfläche Archivieren.

Achtung

Ein archiviertes Dokument kann nicht direkt bearbeitet oder gelöscht werden. Wenn Sie einen Fehler korrigieren müssen, können Sie den Dokumentstatus auf Ersetzt setzen und eine neue Version im Status Entwurf mit dem korrigierten Inhalt erstellen — das Protokoll behält die vollständige Änderungshistorie. Dennoch empfiehlt es sich, die Metadaten vor dem Archivieren sorgfältig zu prüfen.

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Das war’s. Wiederholen Sie die Schritte 1–4 für jedes neue Dokument. Mit der Zeit baut sich Ihr Archiv von selbst auf — Dokumente werden automatisch in die richtigen Ordner abgelegt, mit aussagekräftigen Metadaten versehen und durch Aufbewahrungsfristen geschützt.

Ihre Einrichtung anpassen

Der Assistent hat eine sinnvolle Grundkonfiguration erstellt, aber alles, was er eingerichtet hat, kann angepasst werden:

• Metadatenfelder hinzufügen oder umbenennen — Metadaten → Hinzufügen
• Aufbewahrungsfristen hinzufügen oder anpassen — Aufbewahrung → Hinzufügen
• Kategorien hinzufügen, bearbeiten oder entfernen — Kategorien
• Ablageregeln ändern — Kategorie bearbeiten und das Feld Ablageregel aktualisieren

Änderungen an Kategorien gelten für neu zugewiesene Dokumente. Bereits archivierte Dokumente sind davon nicht betroffen.

Team-Konten

Die Dokumentation für die Einrichtung von Team-Konten folgt in Kürze.