Metadaten

Metadaten sind strukturierte Informationen über Ihre Dokumente — Daten, die den Inhalt, die Herkunft oder den Zweck des Dokuments beschreiben. Im Gegensatz zum Dokumententext selbst werden Metadaten in definierten Feldern gespeichert, die durchsucht, gefiltert und für Automatisierungen verwendet werden können.

Beispiele für Metadaten:

• Rechnungsnummer, Datum und Betrag
• Vertragsparteien und Ablaufdatum
• Lieferant und Zahlungsmethode der Quittung
• Mitarbeitername und Abteilung

Warum Metadaten verwenden?

Metadaten verwandeln Papermerge von einer einfachen Dateispeicherung in ein leistungsfähiges Dokumentenmanagementsystem:

1. Strukturierte Suche — Dokumente nach spezifischen Kriterien finden, nicht nur nach Schlüsselwörtern im Text
2. Automatisierung — Metadatenwerte nutzen, um Dokumente automatisch in Ordner einzusortieren
3. Compliance — Wichtige Daten für Aufbewahrungsfristen verfolgen
4. Konsistenz — Sicherstellen, dass alle Dokumente eines Typs dieselben Informationen haben

Metadatenfelder

Ein Metadatenfeld definiert eine Information, die Sie erfassen möchten. Jedes Feld hat einen Namen und einen Typ, der bestimmt, welche Art von Werten es aufnehmen kann.

Feldtypen

Typ	Beschreibung	Beispielwerte
Text	Freier Text	”RE-2024-0042”, “Acme GmbH”
Ganzzahl	Ganze Zahlen	42, 1000, -5
Zahl	Dezimalzahlen	19,99, 3,14159
Währung	Geldbeträge	149,99, 1250,00
Datum	Kalenderdatum	15.03.2024
Datum & Uhrzeit	Datum mit Uhrzeit	15.03.2024 14:30
Jahr & Monat	Nur Jahr und Monat	03/2024
Boolean	Ja/Nein	wahr, falsch
Auswahl	Einzelauswahl aus Liste	”bezahlt” (aus: bezahlt, unbezahlt, überfällig)
Mehrfachauswahl	Mehrere Auswahlmöglichkeiten	”dringend”, “geprüft”
URL	Webadresse	https://beispiel.de
E-Mail	E-Mail-Adresse	[email protected]

Metadatenfelder erstellen

So erstellen Sie ein neues Metadatenfeld:

1. Navigieren Sie zu Metadaten
2. Klicken Sie auf Erstellen
3. Geben Sie einen Namen ein (z.B. “Rechnungsdatum”)
4. Wählen Sie den Feldtyp (z.B. “Datum”)
5. Für Auswahl-/Mehrfachauswahl-Typen definieren Sie die verfügbaren Optionen
6. Speichern Sie das Feld

Tipp

Verwenden Sie klare, beschreibende Namen. “Rechnungsdatum” ist besser als “Datum”, weil es eindeutig ist, wenn Sie mehrere Datumsfelder haben.

Nur für Team-Konten

Wenn der aktuelle Benutzer Verwaltungszugriff auf eine oder mehrere Ablagen hat, erscheint beim Erstellen eines Metadatenfeldes ein Ablage auswählen-Dropdown. Die Auswahl einer Ablage beschränkt das Feld auf Benutzer mit Zugriff auf diese Ablage; wird es leer gelassen, steht das Feld dem gesamten Team zur Verfügung.

Auswahl- und Mehrfachauswahlfelder

Auswahlfelder ermöglichen es Benutzern, aus einer vordefinierten Liste von Optionen zu wählen. Dies gewährleistet Konsistenz — alle verwenden dieselben Werte.

Auswahl — Genau eine Option wählen:

• Zahlungsstatus: bezahlt, unbezahlt, überfällig
• Priorität: niedrig, mittel, hoch
• Abteilung: Vertrieb, Technik, Personal

Mehrfachauswahl — Eine oder mehrere Optionen wählen:

• Tags: dringend, geprüft, genehmigt, archiviert
• Kategorien: privat, geschäftlich, steuerrelevant

Beim Erstellen eines Auswahl- oder Mehrfachauswahlfelds definieren Sie die verfügbaren Optionen. Diese können später hinzugefügt, bearbeitet oder entfernt werden.

Felder Kategorien zuweisen

Metadatenfelder werden über Kategorien mit Dokumenten verbunden. Wenn Sie eine Kategorie erstellen, wählen Sie aus, welche Metadatenfelder für Dokumente dieses Typs gelten.

Zum Beispiel:

• Rechnungen-Kategorie: Rechnungsnummer, Rechnungsdatum, Betrag, Lieferant
• Verträge-Kategorie: Vertragsnummer, Startdatum, Enddatum, Vertragsparteien
• Quittungen-Kategorie: Datum, Betrag, Händler, Zahlungsmethode

Ein einzelnes Feld kann in mehreren Kategorien verwendet werden. Das Feld “Betrag” könnte sowohl in Rechnungen als auch in Quittungen erscheinen.

Metadaten ausfüllen

Wenn Sie ein Dokument öffnen, dem eine Kategorie zugewiesen ist, zeigt das Metadaten-Panel alle für diese Kategorie definierten Felder an.

So füllen Sie Metadaten aus:

1. Öffnen Sie das Dokument
2. Suchen Sie das Metadaten-Panel (normalerweise auf der rechten Seite)
3. Geben Sie Werte für jedes Feld ein
4. Speichern Sie das Dokument

Felder können jederzeit ausgefüllt werden, solange das Dokument im Status Entwurf ist. Sobald ein Dokument archiviert ist, können Metadaten nur durch Erstellen einer neuen Version geändert werden.

Nach Metadaten suchen

Metadaten ermöglichen präzise Dokumentensuchen. Anstatt nach “Rechnung 500” im Dokumententext zu suchen, können Sie suchen nach:

• Rechnungsbetrag = 500
• Rechnungsdatum = 15.03.2024
• Lieferant = “Acme GmbH”
• Zahlungsstatus = “unbezahlt”

Dies liefert exakte Treffer statt Dokumente, die diese Wörter zufällig irgendwo im Text enthalten.

Suchoperatoren

Je nach Feldtyp stehen verschiedene Operatoren zur Verfügung:

Typ	Operatoren
Text	gleich, enthält, beginnt mit
Zahl/Währung	gleich, größer als, kleiner als, zwischen
Datum	gleich, vor, nach, zwischen
Auswahl	gleich, ist eines von
Boolean	ist wahr, ist falsch

Metadaten und Aufbewahrung

Datums-Metadatenfelder können als Aufbewahrungsstichtag dienen — der Ausgangspunkt für die Berechnung, wann ein Dokument abläuft.

Wenn beispielsweise Ihre Rechnungen-Kategorie eine 10-jährige Aufbewahrungsfrist mit “Rechnungsdatum” als Stichtag hat, läuft ein Dokument mit Rechnungsdatum = 15.01.2024 am 15.01.2034 ab (oder am 31.12.2034 mit Jahresendeverlängerung).

Dies ist genauer als die Verwendung des Upload-Datums, besonders wenn Sie alte Dokumente digitalisieren.

Siehe Aufbewahrungsfristen für Details.

Best Practices

1. Planen Sie Ihre Felder — Überlegen Sie vor dem Erstellen von Feldern, welche Informationen Sie erfassen müssen und wie Sie danach suchen werden.

2. Verwenden Sie passende Typen — Verwenden Sie nicht Text für Daten oder Zahlen. Typisierte Felder ermöglichen korrekte Sortierung und Vergleiche.

3. Halten Sie Namen konsistent — Verwenden Sie dasselbe Feld über Kategorien hinweg, wenn die Bedeutung identisch ist (z.B. ein “Betrag”-Feld, nicht “Rechnungsbetrag” und “Quittungsbetrag”).

4. Verwenden Sie Auswahl für kontrollierte Werte — Wenn es eine feste Menge gültiger Optionen gibt, verwenden Sie Auswahl statt Text, um Konsistenz sicherzustellen.

5. Dokumentieren Sie Ihre Felder — Verwenden Sie das Beschreibungsfeld, um zu erklären, wofür jedes Metadatenfeld gedacht ist, besonders bei möglicherweise mehrdeutigen Feldern.