Aufbewahrungsfristen
Eine Aufbewahrungsfrist definiert, wie lange ein Dokument aufbewahrt werden muss, bevor es gelöscht werden darf. In vielen Ländern schreiben Steuer- und Rechtsvorschriften vor, dass Unternehmen bestimmte Dokumente (Rechnungen, Verträge, Quittungen) für eine bestimmte Anzahl von Jahren aufbewahren müssen — in der Regel 7 oder 10 Jahre, je nach Dokumenttyp und Rechtsordnung.
Papermerge hilft Ihnen, Aufbewahrungsfristen automatisch zu verwalten.
Funktionsweise
Abschnitt betitelt „Funktionsweise“Aufbewahrungsfristen werden auf Dokumentkategorie-Ebene konfiguriert. Wenn Sie ein Dokument einer Kategorie zuweisen, die eine Aufbewahrungsfrist hat, übernimmt das Dokument automatisch diese Aufbewahrungsfrist.
Wenn Ihre Kategorie Rechnungen beispielsweise eine Aufbewahrungsfrist von 10 Jahren hat, wird jedes Dokument in dieser Kategorie automatisch so eingestellt, dass es 10 Jahre nach seinem Erstellungsdatum abläuft.
Aufbewahrungspivot
Abschnitt betitelt „Aufbewahrungspivot“Der Aufbewahrungspivot bestimmt, ab wann die Aufbewahrungsfrist zu zählen
beginnt. Standardmäßig ist dies das created_at-Datum des Dokuments — der
Zeitpunkt, an dem es in Papermerge hochgeladen wurde.
Sie können jedoch jedes Metadatenfeld vom Typ Datum als Pivot wählen. Wenn Ihre Rechnungen beispielsweise ein Metadatenfeld „Rechnungsdatum” haben, möchten Sie möglicherweise, dass die Aufbewahrungsfrist ab diesem Datum beginnt und nicht ab dem Hochladedatum.
Jahresendverlängerung
Abschnitt betitelt „Jahresendverlängerung“Standardmäßig läuft ein Dokument genau dann ab, wenn seine Aufbewahrungsfrist endet. Zum Beispiel würde ein Dokument, das am 17. März 2025 erstellt wurde und eine Aufbewahrungsfrist von 5 Jahren hat, am 17. März 2030 ablaufen.
Wenn das Jahresende-Flag aktiviert ist, wird das Ablaufdatum auf den 31. Dezember dieses Jahres verlängert. Im obigen Beispiel würde das Dokument stattdessen am 31. Dezember 2030 ablaufen.
Was passiert, wenn Dokumente ablaufen?
Abschnitt betitelt „Was passiert, wenn Dokumente ablaufen?“Wenn die Aufbewahrungsfrist eines Dokuments endet, wechselt es in den
Zustand Abgelaufen. Ab diesem Zeitpunkt ist das
Dokument zur Löschung freigegeben — es wird jedoch nicht automatisch gelöscht.
Bevor ein abgelaufenes Dokument aus dem System entfernt werden kann, muss die Löschung genehmigt werden.
Löschungsgenehmiger
Abschnitt betitelt „Löschungsgenehmiger“Der Löschungsgenehmiger ist die Person (oder Gruppe), die berechtigt ist, die endgültige Entfernung abgelaufener Dokumente aus dem System zu genehmigen.
Sie können entweder zuweisen:
- Einen bestimmten Benutzer — nur diese Person kann die Löschung genehmigen
- Eine Gruppe — jedes Mitglied der Gruppe kann die Löschung genehmigen