Ordner

Ordner bieten eine vertraute Möglichkeit, Dokumente in einer hierarchischen Struktur zu organisieren. Wie Ordner auf Ihrem Computer können Papermerge-Ordner Dokumente und andere Ordner enthalten, sodass Sie jede benötigte Organisationsstruktur erstellen können.

Tipp

Das wichtigste Organisationsinstrument sind Kategorien. In einer Kategorie können Sie angeben, in welchem Ordner ein Dokument abgelegt wird: Nach der Kategorisierung wird ein Dokument automatisch in den Ordner verschoben, der durch die Ablageregel der Kategorie festgelegt ist.

Ordnerstruktur

Papermerge stellt zwei spezielle Ordner auf der obersten Ebene bereit:

• Home — Ihr Hauptarbeitsbereich. Erstellen Sie hier beliebige Ordnerstrukturen.
• Posteingang — Hier landen neu hochgeladene Dokumente, bevor Sie sie organisieren.

Innerhalb von Home können Sie beliebig viele verschachtelte Ordner erstellen:

Home/
├── Finanzen/
│   ├── Rechnungen/
│   │   ├── 2024/
│   │   └── 2023/
│   ├── Quittungen/
│   └── Steuerunterlagen/
├── Verträge/
│   ├── Aktiv/
│   └── Archiviert/
└── Persönlich/

Ordner erstellen

So erstellen Sie einen neuen Ordner:

1. Navigieren Sie zum gewünschten Speicherort
2. Klicken Sie auf Neuer Ordner
3. Geben Sie einen Namen ein
4. Der Ordner wird sofort erstellt

Sie können Ordner in beliebiger Tiefe in anderen Ordnern erstellen.

Elemente verschieben

Dokumente und Ordner können frei verschoben werden:

Drag and Drop

Hinweis

Drag and Drop funktioniert nur im Kachel-Modus

1. Wählen Sie die Elemente aus, die Sie verschieben möchten
2. Öffnen Sie das sekundäre Panel
3. Navigieren Sie im sekundären Panel zum Zielordner
4. Ziehen Sie die Elemente zum Zielordner: vom Hauptpanel (Quelle) zum sekundären Panel (Ziel)
5. Lassen Sie los, um das Verschieben abzuschließen

Der Posteingang

Der Posteingang ist ein spezieller Ordner für eingehende Dokumente:

• Hochgeladene Dokumente können standardmäßig in den Posteingang geleitet werden
• Nutzen Sie den Posteingang als Bereitstellungsbereich vor der Organisation
• Bearbeiten Sie Dokumente aus dem Posteingang: prüfen, Metadaten hinzufügen, an endgültigen Speicherort verschieben

Tipp

Halten Sie Ihren Posteingang sauber. Bearbeiten Sie eingehende Dokumente regelmäßig und verschieben Sie sie in ihre richtigen Ordner. Ein leerer Posteingang bedeutet, dass Sie Ihren Dokumenten-Workflow im Griff haben.

Breadcrumb-Navigation

Wenn Sie tief in einer Ordnerhierarchie sind, zeigt der Breadcrumb Ihren aktuellen Pfad:

Home > Finanzen > Rechnungen > 2024

Klicken Sie auf einen beliebigen Teil des Breadcrumbs, um direkt zu diesem Ordner zu springen.

Ordner-Tags

Ordner können Tags haben, genau wie Dokumente:

1. Wählen Sie einen Ordner aus
2. Wenden Sie Tags über die Tag-Schaltfläche oder das Rechtsklick-Menü an
3. Tags erscheinen auf dem Ordner im Browser

Verwenden Sie Ordner-Tags, um:

• Ordner nach Projekt oder Kunde zu markieren
• Ordnerstatus anzuzeigen (aktiv, archiviert)
• Verwandte Ordner über die Hierarchie hinweg zu gruppieren

Ordner teilen

Hinweis

Das Teilen von Ordnern mit anderen Team-Benutzern oder Gruppen ist nur für Team-Konten verfügbar

Ordner können mit anderen Benutzern oder Gruppen geteilt werden:

1. Wählen Sie den Ordner aus, den Sie teilen möchten
2. Öffnen Sie die Freigabeoptionen
3. Wählen Sie Benutzer oder Gruppen zum Teilen
4. Legen Sie Berechtigungen fest (anzeigen, bearbeiten)

Geteilte Ordner erscheinen in der Ansicht des Empfängers mit einem Freigabe-Indikator.

Hinweis

Das Teilen eines Ordners teilt seinen gesamten Inhalt, einschließlich aller Unterordner und Dokumente. Seien Sie vorsichtig, was Sie teilen.

Automatische Organisation

Während Ordner manuelle Organisation bieten, kann Papermerge Dokumente auch automatisch mithilfe von Ablageregeln in Kategorien organisieren.

Zum Beispiel mit einer Ablageregel /Kunden/{Jahr}/:

1. Sie laden eine Rechnung hoch
2. Weisen Sie sie der Kategorie Rechnungen zu
3. Das Dokument wird automatisch nach /Kunden/2026/ verschoben

Siehe Ablageregeln für weitere Details.

Ordner löschen

Wenn Sie einen Ordner löschen:

• Entwurfsdokumente darin werden gelöscht
• Archivierte Dokumente folgen den Aufbewahrungsregeln (können nicht gelöscht werden, wenn nicht abgelaufen)
• Unterordner werden rekursiv gelöscht

Achtung

Das Löschen eines Ordners löscht seinen gesamten Inhalt. Stellen Sie sicher, dass der Ordner leer ist oder nur Elemente enthält, die Sie löschen möchten.

Best Practices

1. Ablageregeln in Betracht ziehen — Für Kategorien mit hohem Volumen lassen Sie Ablageregeln Dokumente automatisch organisieren, anstatt manuell abzulegen.

2. Halten Sie es flach — Tiefe Ordnerstrukturen sind schwer zu navigieren. Bevorzugen Sie weniger Ebenen mit mehr Ordnern auf jeder Ebene.

3. Verwenden Sie konsistente Benennung — Etablieren Sie Namenskonventionen. “2024-03” oder “März 2024” oder “03-2024”? Wählen Sie eine und bleiben Sie dabei.

4. Kombinieren Sie mit Metadaten — Replizieren Sie keine Metadaten in Ordnernamen. Wenn Sie ein “Lieferant”-Metadatenfeld haben, brauchen Sie keine Lieferanten-Unterordner.

5. Nutzen Sie den Posteingang richtig — Lassen Sie den Posteingang nicht zur Ablage werden. Bearbeiten Sie Dokumente regelmäßig.