Ordner

Ordner bieten eine vertraute Möglichkeit, Dokumente in einer hierarchischen Struktur zu organisieren. Wie Ordner auf deinem Computer können Papermerge-Ordner Dokumente und andere Ordner enthalten, sodass du jede benötigte Organisationsstruktur erstellen kannst.

Tipp

Das wichtigste Organisationsinstrument sind Kategorien. In einer Kategorie kannst du angeben, in welchem Ordner ein Dokument abgelegt wird: Nach der Kategorisierung wird ein Dokument automatisch in den Ordner verschoben, der durch die Ablageregel der Kategorie festgelegt ist.

Ordnerstruktur

Papermerge stellt zwei spezielle Ordner auf der obersten Ebene bereit:

• Home — Dein Hauptarbeitsbereich. Erstelle hier beliebige Ordnerstrukturen.
• Posteingang — Hier landen neu hochgeladene Dokumente, bevor du sie organisierst.

Hinweis

Der Home-Ordner heißt in der Benutzeroberfläche “Dateien”.

Innerhalb von Home kannst du beliebig viele verschachtelte Ordner erstellen:

Home/
├── Finanzen/
│   ├── Rechnungen/
│   │   ├── 2024/
│   │   └── 2023/
│   ├── Quittungen/
│   └── Steuerunterlagen/
├── Verträge/
│   ├── Aktiv/
│   └── Archiviert/
└── Persönlich/

Ordner erstellen

So erstellst du einen neuen Ordner:

1. Navigiere zum gewünschten Speicherort
2. Klicke auf Neuer Ordner
3. Gib einen Namen ein
4. Der Ordner wird sofort erstellt

Du kannst Ordner in beliebiger Tiefe in anderen Ordnern erstellen.

Doppelte Namen

Papermerge ist ein Dokumentenmanagementsystem, keine Festplatte. Es verwaltet jedes Dokument als eigenständiges Objekt, unabhängig davon, wie es heißt — daher können zwei Dokumente im selben Ordner exakt denselben Namen haben.

Das ist anders als im Windows Explorer, im macOS Finder oder in einem Linux-Dateimanager, wo jede Datei in einem Ordner einen eindeutigen Namen haben muss. In Papermerge kannst du zum Beispiel invoice-2026-09-01.pdf dreimal in deinen Posteingang legen: Du erhältst drei separate Dokumente, und nichts wird überschrieben oder abgelehnt.

Das ist praktisch, wenn:

• du dasselbe Dokument tatsächlich mehrfach erhältst
• du eine Seite neu einscannst, weil sie beim ersten Mal nicht gut geworden ist
• mehrere voneinander unabhängige Dokumente zufällig denselben Namen haben (scan.pdf, download.pdf)

Tipp

Da Namen nicht eindeutig sind, solltest du dich nicht auf sie verlassen, um Dokumente auseinanderzuhalten. Nutze dafür Kategorien, Metadaten und Tags — oder öffne ein Dokument, um zu sehen, was drinsteht.

Ordner sind die Ausnahme. Zwei Ordner am selben Ort können nicht denselben Namen haben, genau wie in einem klassischen Dateisystem. Wenn du versuchst, einen Ordner mit einem bereits vergebenen Namen zu erstellen oder umzubenennen, weist Papermerge dich darauf hin, dass an diesem Ort schon ein Ordner mit diesem Namen existiert.

Elemente verschieben

Dokumente und Ordner können frei verschoben werden:

Drag and Drop

Hinweis

Drag and Drop funktioniert nur im Kachel-Modus

1. Wähle die Elemente aus, die du verschieben möchtest
2. Öffne das sekundäre Panel
3. Navigiere im sekundären Panel zum Zielordner
4. Zieh die Elemente zum Zielordner: vom Hauptpanel (Quelle) zum sekundären Panel (Ziel)
5. Lass los, um das Verschieben abzuschließen

Der Posteingang

Der Posteingang ist ein spezieller Ordner für eingehende Dokumente:

• Hochgeladene Dokumente können standardmäßig in den Posteingang geleitet werden
• Nutze den Posteingang als Bereitstellungsbereich vor der Organisation
• Bearbeite Dokumente aus dem Posteingang: prüfen, Metadaten hinzufügen, an endgültigen Speicherort verschieben

Tipp

Halte deinen Posteingang sauber. Bearbeite eingehende Dokumente regelmäßig und verschiebe sie in ihre richtigen Ordner. Ein leerer Posteingang bedeutet, dass du deinen Dokumenten-Workflow im Griff hast.

Breadcrumb-Navigation

Wenn du tief in einer Ordnerhierarchie bist, zeigt der Breadcrumb deinen aktuellen Pfad:

Home > Finanzen > Rechnungen > 2024

Klicke auf einen beliebigen Teil des Breadcrumbs, um direkt zu diesem Ordner zu springen.

Ordner-Tags

Ordner können Tags haben, genau wie Dokumente:

1. Wähle einen Ordner aus
2. Wende Tags über den Tag-Button oder das Rechtsklick-Menü an
3. Tags erscheinen auf dem Ordner im Browser

Verwende Ordner-Tags, um:

• Ordner nach Projekt oder Kunde zu markieren
• Ordnerstatus anzuzeigen (aktiv, archiviert)
• Verwandte Ordner über die Hierarchie hinweg zu gruppieren

Automatische Organisation

Während Ordner manuelle Organisation bieten, kann Papermerge Dokumente auch automatisch mithilfe von Ablageregeln in Kategorien organisieren.

Zum Beispiel mit einem Ablageregel-Zielordner /Kunden/{{year}}/:

1. Du lädst eine Rechnung hoch
2. Du weist sie der Kategorie Rechnungen zu
3. Das Dokument wird automatisch nach /Kunden/2026/ verschoben

Siehe Ablageregeln für weitere Details.

Ordner löschen

Wenn du einen Ordner löschst:

• Entwurfsdokumente darin werden gelöscht
• Archivierte Dokumente folgen den Aufbewahrungsregeln (können nicht gelöscht werden, wenn nicht abgelaufen)
• Unterordner werden rekursiv gelöscht

Achtung

Das Löschen eines Ordners löscht seinen gesamten Inhalt. Stelle sicher, dass der Ordner leer ist oder nur Elemente enthält, die du löschen möchtest.

Best Practices

1. Ablageregeln in Betracht ziehen — Für Kategorien mit hohem Volumen lass Ablageregeln Dokumente automatisch organisieren, anstatt manuell abzulegen.

2. Halte es flach — Tiefe Ordnerstrukturen sind schwer zu navigieren. Bevorzuge weniger Ebenen mit mehr Ordnern auf jeder Ebene.

3. Verwende konsistente Benennung — Etabliere Namenskonventionen. “2024-03” oder “März 2024” oder “03-2024”? Wähle eine und bleib dabei.

4. Kombiniere mit Metadaten — Repliziere keine Metadaten in Ordnernamen. Wenn du ein “Lieferant”-Metadatenfeld hast, brauchst du keine Lieferanten-Unterordner.

5. Nutze den Posteingang richtig — Lass den Posteingang nicht zur Ablage werden. Bearbeite Dokumente regelmäßig.