Navigation
Von allen Einträgen in der Navigationsleiste sind drei eine genauere Erklärung
wert: Dokumente, Eingang, Dateien. Alle anderen Einträge sind selbsterklärend.
Dokumente
Abschnitt betitelt „Dokumente“Dokumente zeigt eine flache Liste aller Dokumente, auf die Sie Zugriff haben.
Dies ist die klassische DMS-Ansicht – keine Ordner, kein Verschieben von Dokumenten
zwischen Speicherorten. Hier verbringen Sie voraussichtlich den Großteil Ihrer Zeit,
sobald alle Ihre Dokumente organisiert sind – deshalb erscheint dieser Menüpunkt
als erster in der Liste. Der Name „Dokumente” verdeutlicht zudem, dass Sie hier
ausschließlich mit Dokumenten arbeiten (d. h. keine Ordner).
Wer bereits mit Dokumentenmanagementsystemen gearbeitet hat, wird diese Ansicht kennen.
Hier können Sie Dokumente nach bestimmten Kriterien filtern.
Eingang und Dateien
Abschnitt betitelt „Eingang und Dateien“Sowohl Eingang als auch Dateien sind sogenannte Sonderordner. Eingang ist Ihr
Sonderordner, in dem eingehende Dokumente landen. Dateien, intern auch Home genannt,
ist der Ordner, in dem alle Ihre privaten Dokumente gespeichert sind.
Sowohl Eingang als auch Dateien führen Sie in den sogenannten Navigator: Hier
können Sie Dokumente und Ordner ähnlich wie in einem gewohnten Desktop-Datei-Browser
durchsuchen – vergleichbar mit dem Datei-Explorer auf Ihrem Computer. Dies ist
beabsichtigt – Benutzer, die noch nie mit einem Dokumentenmanagementsystem gearbeitet
haben, fühlen sich bei einer „flachen Dokumentenliste” anfangs unwohl. Außerdem ist es
sehr praktisch und intuitiv, in Ordnern zu denken. Im Navigator können Sie Ordner
erstellen, verschieben und Dokumente in beliebigen Ordnern ablegen.
Sobald Sie Ablageregeln eingerichtet haben, müssen Sie die meisten Dokumente nicht mehr manuell organisieren. Bis dahin ist der Navigator Ihre wichtigste Möglichkeit zur Organisation. Das manuelle Verschieben von Dokumenten zwischen Ordnern kann jedoch auch gelegentlich nützlich sein. Wenn Sie beispielsweise einen Stapel gescannter Dateien hochladen, in denen jede Datei Dutzende einzelner Rechnungen enthält, möchten Sie diese Rechnungen möglicherweise einzeln extrahieren. Dabei kann es hilfreich sein, bereits verarbeitete Dateien in einem temporären Ordner abzulegen und noch zu bearbeitende Dateien in einem anderen.
Intern sind sowohl Eingang als auch Home (Home = Dateien) ganz gewöhnliche
Ordner – sie besitzen keine besondere „Magie”. Der einzige Unterschied liegt in ihrer
Bedeutung: Eingang ist der Ordner für eingehende Dokumente – solche, die noch nicht
gesichtet, kategorisiert oder in Dateien verschoben wurden. Dateien ist der Ordner
für bereits organisierte Dokumente.
Während Sie sich im Navigator befinden, können Sie von Dateien zu Eingang wechseln:
Dies ist besonders praktisch, wenn Sie zwei Fenster geöffnet haben und Eingang in
einem und Dateien im anderen anzeigen möchten:
Bei Team-Konten haben Sie möglicherweise Zugriff auf Team-Ablagen. In diesem Fall sehen Sie die Liste der Ablagen, auf die Sie Zugriff haben, im Breadcrumb:
Hier ein Beispiel für den Wechsel zum Dateien-Ordner der Ablage Acme im sekundären Fenster:
Wie persönliche Konten haben auch Ablagen ihre eigenen Dateien- und Eingang-Ordner.
Mehr über Ablagen erfahren Sie hier.