Dokumente organisieren
Papermerge organisiert Dokumente rund um die Kategorie — die Art von Dokument, die du ablegst. Eine Kategorie ist mehr als ein Etikett — sie bringt die Metadatenfelder, die Aufbewahrungsfrist und die Ablageregel mit, die für jedes Dokument dieses Typs gelten. Tags bieten zusätzlich eine leichtere, übergreifende Möglichkeit, Dokumente zu kennzeichnen.
Die Kategorie: deine Organisationseinheit
Abschnitt betitelt „Die Kategorie: deine Organisationseinheit“Traditionelle Dokumentenmanagementsysteme organisieren Dokumente danach, was sie sind (Dokumenttypen) und welche Informationen sie enthalten (Metadaten). Papermerge folgt diesem Ansatz — die Kategorie ist ein erstklassiger Bürger, kein Nachgedanke.
Der Unterschied liegt im Detail: Die meisten DMS-Plattformen machen die Klassifizierung zur Pflicht und stellen das Durchsuchen von Ordnern zugunsten von Suche und Filterung in den Hintergrund. Das funktioniert gut, sobald alles klassifiziert ist — erzeugt aber Reibung, wenn du eine Datei einfach schnell ablegen oder durch eine vertraute Struktur navigieren möchtest.
Papermerge ermöglicht beides. Für die effiziente Organisation setzt es auf Kategorien und gibt dir trotzdem das Look-and-Feel klassischer Datei- und Ordner-Browser.
Eine Kategorie definiert, um welche Art von Dokument es sich handelt: Rechnung, Vertrag, Quittung, Personalakte. Jedes Dokument gehört zu genau einer Kategorie, und mit der Zuweisung kommt alles mit, was die Kategorie definiert.
Was eine Kategorie definiert
Abschnitt betitelt „Was eine Kategorie definiert“Metadatenfelder, Aufbewahrung und Ablageregeln werden alle einmalig an der Kategorie konfiguriert — nie pro Dokument.
Metadatenfelder
Abschnitt betitelt „Metadatenfelder“Metadaten sind die strukturierten Informationen über ein Dokument: Rechnungsnummer, Datum, Betrag, Lieferant, Vertragsparteien. Im Gegensatz zum Freitext werden sie in typisierten Feldern gespeichert, die präzise durchsucht und für Automatisierung genutzt werden können.
Die Kategorie bestimmt, welche Felder ein Dokument hat; du füllst die Werte aus. Wenn du eine Kategorie zuweist, erscheinen ihre Felder automatisch.
Aufbewahrung
Abschnitt betitelt „Aufbewahrung“Eine Aufbewahrungsfrist ist die Mindestzeit, die ein Dokument aufbewahrt werden muss, bevor es gelöscht werden kann. Jedes Dokument erbt die Aufbewahrungsfrist seiner Kategorie.
→ Aufbewahrungsfristen im Detail
Ablageregeln
Abschnitt betitelt „Ablageregeln“Eine Ablageregel legt fest, in welchem Ordner ein Dokument gespeichert wird — und kann es auch umbenennen. Du richtest sie einmal ein; von da an legt die Zuweisung der Kategorie das Dokument automatisch am richtigen Ort ab.
Zusätzliche Organisation
Abschnitt betitelt „Zusätzliche Organisation“Kategorien sind das Fundament, aber Papermerge unterstützt auch Tags für leichtgewichtige, übergreifende Kennzeichnung.
Tags sind flexible Kennzeichnungen, die du an jedes Dokument anhängen kannst. Im Gegensatz zu Kategorien (eine pro Dokument) kann ein Dokument beliebig viele Tags haben.
Verwende Tags für:
- Workflow-Status:
zu-prüfen,genehmigt,dringend - Temporäre Gruppierungen:
q1-audit,projekt-alpha - Übergreifende Belange, die nicht in Metadaten passen
Wie alles zusammenwirkt
Abschnitt betitelt „Wie alles zusammenwirkt“Ein typisches Dokument in Papermerge könnte mehrere davon gleichzeitig nutzen:
| Methode | Beispiel |
|---|---|
| Kategorie | Rechnung |
| Metadaten | Nummer: RE-2024-042, Rechnungsdatum: 15.03.2024, Betrag: 1.250 € |
| Aufbewahrung | 5 Jahre, gerechnet ab dem Metadatenfeld “Rechnungsdatum” |
| Ablageregel | /Finanzen/{{year}}/ |
| Tags | geprüft, q1 |
Die Kategorie definiert die Struktur des Dokuments. Metadaten erfassen die
spezifischen Details. Die Aufbewahrung legt fest, wie lange es aufbewahrt werden
muss. Die Ablageregel legt es für dich unter Finanzen/2024/ ab — ohne
manuellen Schritt — und Tags erlauben dir, es kategorienübergreifend zu
gruppieren.