Prüferzugriff und vollständiger Datenexport

GoBD-konformes DV-Systeme sollen Datenzugriff für die Finanzbehörde erlauben in einer von folgenden Arten:

Zugriffsart	Beschreibung
Z1	Finanzbehörde Nur-Lese-Zugriff auf das produktive System
Z2	Sie führen Anfragen nach Vorgabe des Prüfers durch
Z3	Vollständiger Datenexport einschließlich aller Metadaten

Z1 – Finanzbehörde Zugriff auf das produktive System

Je nach Kontotyp wird der Zugriff unterschiedlich gewährt.

Solo-Konten

Wenn Sie ein Solo-Konto haben:

• Öffnen Sie das Benutzermenü (oben rechts im Bildschirm)
• Wählen Sie Prüfer verwalten -> klicken Sie auf Prüfer einladen

Prüfer einladen

Geben Sie die E-Mail-Adresse des Prüfers ein sowie optional, wie lange der Einladungslink gültig bleiben soll (Standard: 90 Tage), und die Sprache der Einladungs-E-Mail. Es ist wichtig, dass die E-Mail-Adresse des Prüfers gültig ist. Um bei diesem Beispiel konkret zu bleiben, verwenden wir Frederik, der ein Solo-Konto hat und von Sophia geprüft werden möchte (ihre fiktive E-Mail-Adresse lautet [email protected]).

Prüfer-Dashboard

Sophia erhält eine Einladungs-E-Mail an die angegebene Adresse ([email protected]). Anschließend muss sie ein Solo-Konto anlegen. Sobald sie ein PM-Solo-Konto erstellt hat und sich angemeldet hat, sieht sie “Prüfer-Dashboard” im Kopfmenü.

Hinweis

Für die Prüfung von Solo-Konten muss die Prüferin (Sophia) zunächst ein kostenloses Solo-Konto anlegen. Ein Prüferkonto ist nichts Besonderes — es ist ein ganz normales Solo-Konto. Sophia muss sich bei PM mit genau derselben E-Mail-Adresse registrieren, die im Schritt “Prüfer einladen” verwendet wurde.

Hinweis

Die Reihenfolge ist wichtig: Das Annehmen der Einladung durch Klicken auf den Link in der E-Mail zählt erst, nachdem Sophia (die Prüferin) ihr Konto erstellt hat. Klickt sie auf den Einladungslink, bevor sie ihr Konto erstellt hat, sieht sie das “Prüfer-Dashboard” nicht.

Prüfmodus

Sobald Sophia auf “Prüfmodus starten” klickt, erhält sie Nur-Lese-Zugriff auf Frederiks Konto und kann alle seine Dokumente und Kategorien durchsuchen, Suchen durchführen, auf Audit-Logs zugreifen und Dokumente herunterladen — sie erhält genau dieselben Ergebnisse wie Frederik. Mit anderen Worten: Sophia hat Nur-Lese-Zugriff auf genau dasselbe produktive Systemkonto wie Frederik, was der Z1-Spezifikation der GoBD entspricht.

Im Prüfmodus zeigt ein Banner oben im Menü an, dass sich Sophia im Prüfmodus befindet und auf wessen Konto sie gerade zugreift. Um den Prüfmodus zu verlassen, klickt sie im oberen Menü auf “Prüfmodus beenden”.

Teams-Konto

In einem Teams-Konto kann ein administrativer Benutzer einen Benutzer mit der Rolle “Prüfer” anlegen.

TODO: Weitere Schritte folgen…

Z2 – Auswertungen im Auftrag des Prüfers durchführen

Die Zugriffsart Z2 ist eine weitere in den GoBD-Vorgaben beschriebene Zugriffsart. Dabei gibt der Prüfer vor, welche Auswertungen er benötigt, und Sie (oder eine von Ihnen beauftragte Person) führen diese Abfragen in Ihrem eigenen System in seinem Auftrag durch — der Prüfer bedient das System niemals selbst. In der Praxis geschieht dies häufig in Anwesenheit des Prüfers, der dabei zuschaut, aber entscheidend für Z2 ist, wer die Abfrage durchführt, nicht die physische Anwesenheit. Die folgende Abbildung veranschaulicht diese Zugriffsart.

Z3 – Vollständiger Datenexport

Eine weitere Möglichkeit, Ihrem Prüfer Zugriff auf Ihre Dokumente zu gewähren, besteht darin, alle Ihre Dokumente und die zugehörigen Daten zu exportieren. Genau darum geht es bei der sogenannten Zugriffsart Z3 (aus der GoBD-Spezifikation).

Solo-Konten

So exportieren Sie alle Ihre Dokumente und deren Daten:

• Öffnen Sie das Benutzermenü (oben rechts im Bildschirm)
• Wählen Sie Meine Daten herunterladen -> klicken Sie auf Export anfordern

Dies startet einen Export-Job im Hintergrund. Sobald der Export abgeschlossen ist, erhalten Sie eine E-Mail.

Der Export steht als .zip-Datei zur Verfügung. Sobald Sie alle Ihre Dokumente und die zugehörigen Daten heruntergeladen haben, können Sie die Datei Ihrem Prüfer über einen separaten Kanal übergeben.

Hinweis

Die GoBD-Zugriffsart Z3 (“Datenträgerüberlassung”) ist definiert als die Übergabe der Daten auf einem Datenträger — also als maschinell auswertbarer Export, nicht als direkter Zugriff auf Ihr laufendes DMS. Mit anderen Worten: Bei Z3 fragt der Prüfer Ihr System nicht direkt ab, sondern erhält den Export über ein separates Medium und wertet ihn mit eigenen Werkzeugen aus.

Teams-Konto

In einem Teams-Konto kann nur ein Administrator einen vollständigen Datenexport durchführen.

TODO: Weitere Schritte folgen…