Dokumenten-Lebenszyklus

Jedes Dokument in Papermerge durchläuft eine kleine Anzahl von Status — vom Moment des Hochladens bis zu dem Zeitpunkt, an dem es, möglicherweise erst Jahre später, gelöscht wird. Diese Seite erklärt, was jeder Status bedeutet, was Sie mit einem Dokument in diesem Status tun können (und was nicht), und wie Sie ein Dokument von einem Status in den nächsten überführen.

Ein Dokument kann sich in einem der folgenden Status befinden:

• Entwurf
• Archiviert
• Ersetzt
• Abgelaufen

Hinweis

Diese Status gehören eigentlich zu einer Dokumentversion, nicht zum Dokument selbst. Ein Dokument hat keinen eigenen Status — es übernimmt einfach den Status seiner jeweils aktuellsten Version. Siehe Dokumentstatus vs. Versionsstatus weiter unten für die Details.

Entwurf

Alle neu hochgeladenen Dokumente beginnen im Status Entwurf — das ist der Status, in dem Sie ein Dokument für die Archivierung vorbereiten. Solange sich ein Dokument im Status Entwurf befindet, können Sie:

• den Titel ändern
• Tags hinzufügen oder entfernen
• es einer Kategorie zuweisen und die Metadaten ausfüllen
• Seiten drehen, neu anordnen, löschen oder extrahieren (siehe Seiten organisieren)
• das Dokument vollständig löschen

Ein Dokument bleibt so lange im Status Entwurf, wie Sie es benötigen — nichts geschieht automatisch. Der entscheidende Punkt: Ein Dokument im Status Entwurf ist noch nicht bereit für die dauerhafte Aufbewahrung und deshalb weiterhin vollständig veränderbar — genau deshalb können Sie es auch jederzeit vollständig löschen, wenn Sie es doch nicht benötigen.

Archiviert

Sobald ein Dokument fertig ist — Seiten in der richtigen Reihenfolge, Kategorie zugewiesen, Metadaten ausgefüllt — archivieren Sie es, indem Sie es öffnen und im Detailbereich auf Archivieren klicken.

Für die Archivierung muss das Dokument einer Kategorie zugewiesen sein, die eine Aufbewahrungsfrist und einen Löschungsgenehmiger hat (der Einrichtungsassistent erledigt dies automatisch für Sie; siehe Kategorien, um es manuell zu konfigurieren).

Hinweis

Ein archiviertes Dokument kann nicht mehr direkt bearbeitet oder gelöscht werden. Das ist beabsichtigt — nur so wird ein archiviertes Dokument zu einem zuverlässigen, manipulationssicheren Nachweis. Siehe GoBD-Konformität, warum das wichtig ist.

Beispiel: Sie laden eine Quittung hoch, die verkehrt herum gescannt wurde. Sie drehen die Seite, weisen sie der Kategorie Quittungen zu, füllen die Metadaten aus (Datum, Betrag, Händler) und archivieren sie.

Ersetzt

Archiviert bedeutet nicht unkorrigierbar — es bedeutet, dass Korrekturen nachvollziehbar bleiben. Wenn Sie in einem archivierten Dokument einen Fehler entdecken — einen Tippfehler, die falsche Kategorie, fehlende Metadaten — öffnen Sie es und klicken Sie auf Ersetzen. Das geschieht sofort:

1. Es wird eine neue Version des Dokuments erstellt, die im Status Entwurf beginnt
2. Die archivierte Version wird als Ersetzt markiert

Sie können optional eine kurze Notiz zur Korrektur hinzufügen und sogar die Datei selbst austauschen — zum Beispiel, wenn Sie eine korrigierte Scan-Datei hochladen müssen. Die ersetzte Version wird niemals gelöscht — sie bleibt vollständig zugänglich im System, neben dem neuen Entwurf.

Nehmen Sie Ihre Korrekturen an der neuen Entwurf-Version vor und archivieren Sie sie anschließend wie gewohnt.

Tipp

Archivieren Sie ein Dokument erst, wenn Sie sich sicher sind, dass es korrekt ist — falls Sie danach trotzdem einen Fehler entdecken, dauert das Ersetzen nur wenige Sekunden und bewahrt eine vollständige Aufzeichnung der Änderung.

Beispiel: Sie haben eine Rechnung archiviert, stellen aber später fest, dass die Kategorie Geschäftsausgaben sein sollte, nicht Privat. Sie ersetzen sie, korrigieren die Kategorie im neuen Entwurf und archivieren ihn. Die ursprüngliche Version ist nun Ersetzt, bleibt aber für Prüfungszwecke zugänglich.

Abgelaufen

Jedes archivierte Dokument hat eine Aufbewahrungsfrist — eine Mindestzeit, die es aufbewahrt werden muss, abhängig von seiner Kategorie. Wenn diese Frist endet, wechselt das Dokument automatisch in den Status Abgelaufen.

Abgelaufen bedeutet nicht, dass das Dokument gelöscht ist oder sofort gelöscht werden kann — es bedeutet nur, dass das Dokument jetzt für die Löschung in Frage kommt. Um es zu entfernen, ist weiterhin die Zustimmung des für die Kategorie zuständigen Löschungsgenehmigers erforderlich; das Dokument wartet dort in dessen Genehmigungs-Warteliste.

• Bei Genehmigung wird das Dokument zur endgültigen Löschung eingeplant.
• Bei Ablehnung (eine Begründung ist erforderlich) bleibt das Dokument im Status Abgelaufen und kann später erneut zur Löschung eingereicht werden.

Siehe Aufbewahrungsfristen für Details zur Konfiguration von Aufbewahrungsfristen und Löschungsgenehmigung.

Dokumentstatus vs. Versionsstatus

Tipp

Der Status eines Dokuments entspricht immer dem Status seiner aktuellsten Version.

Ein Dokument kann im Laufe seines Bestehens mehrere Versionen haben — die ursprünglich hochgeladene Version plus eine neue Version für jede Korrektur — und jede Version hat ihren eigenen Status.

Eine Quittung könnte zum Beispiel folgenden Weg nehmen:

1. Version 1 hochgeladen → Dokument ist Entwurf
2. Version 1 archiviert → Dokument ist Archiviert
3. Ein Fehler wird entdeckt; Version 1 wird ersetzt, Version 2 entsteht → Dokument ist wieder Entwurf (Version 1 ist jetzt Ersetzt)
4. Version 2 archiviert → Dokument ist wieder Archiviert
5. Jahre später endet die Aufbewahrungsfrist → Dokument ist Abgelaufen

Jede Version bleibt im System, solange das Dokument existiert, sodass Sie — oder ein Prüfer — jederzeit genau nachvollziehen können, was sich geändert hat, wann, und wer die Änderung vorgenommen hat.

Versionen	Dokumentstatus
V1 Archiviert	Archiviert
V1 Ersetzt, V2 Entwurf	Entwurf
V1 Ersetzt, V2 Archiviert	Archiviert
V1 Ersetzt, V2 Archiviert, V3 Ersetzt, V4 Entwurf	Entwurf
V1 Ersetzt, V2 Archiviert, V3 Ersetzt, V4 Archiviert	Archiviert