Das Ergebnis
Clara, Martin und Ella haben etwa 30 Minuten gebraucht, um Papermerge zu planen und einzurichten. Das hat sich für sie geändert.
Vorher und nachher
Abschnitt betitelt „Vorher und nachher“| Vorher | Nachher | |
|---|---|---|
| Wo die Dokumente liegen | An drei Orten: im Ordner im Büro, in Claras E-Mail-Postfach und in einem Schuhkarton unter der Ladentheke | In einer Ablage, auf die alle drei zugreifen können |
| Ein Dokument ablegen | Wer es gerade hat, legt es irgendwohin | Hochladen und Kategorie wählen; Papermerge legt es ab |
| Dokumente finden | Suchen in Ordnern und im Schuhkarton: im Schnitt 40 Minuten | Filtern nach Kategorie und Metadaten: höchstens 3 Minuten |
| Rechnungen für den Steuerberater | Martin sammelt sie von Hand und übersieht immer ein paar | Ein Filter nach Kategorie und Rechnungsdatum liefert die vollständige Liste |
| Besuch der Lebensmittelkontrolle | Niemand weiß genau, wo der neueste Bericht zur Schädlingsbekämpfung liegt | Nach Geprüft von filtern, nach Prüfdatum sortieren |
| Aufbewahren und Vernichten | Niemand weiß, was weggeworfen werden darf und wann | Papermerge weiß, wann jedes Dokument abläuft; Clara genehmigt die Löschungen einmal im Jahr |
| Änderungen an Dokumenten | Eine Seite kann verloren gehen oder unbemerkt ausgetauscht werden | Archivierte Dokumente lassen sich nicht ändern, und die Protokollierung hält fest, wer was getan hat |
Was das Team nicht tun musste
Abschnitt betitelt „Was das Team nicht tun musste“- Eine Ordnerstruktur entwerfen. Der Zielordner jeder Kategorie legt sie an.
- Sich auf Dateinamen einigen. Metadaten, nicht Dateinamen, machen ein Dokument leicht auffindbar.
- Fristen im Blick behalten. Die Aufbewahrungsfristen berechnen, wann ein Dokument weg darf.
Wie es weitergeht
Abschnitt betitelt „Wie es weitergeht“Die Einrichtung wächst mit der Bäckerei:
- Dokumente per E-Mail weiterleiten. Rechnungen, die per E-Mail kommen, gelangen mit dem E-Mail-Eingang direkt in Papermerge, ohne Herunter- und Hochladen.
- Kategorien ergänzen. Lieferscheine zum Beispiel können vorhandene Metadatenfelder wiederverwenden, etwa Lieferant und Gesamtbetrag.
- Manche Dokumente privat halten. Arbeitsverträge zum Beispiel könnten in eine zweite Ablage kommen, die nur Clara sehen kann. Siehe Ablagen.
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