Der Plan
Bevor Sie etwas einrichten, beantworten Sie drei Fragen:
- Welche Kategorien von Dokumenten habe ich?
- Welche Informationen brauche ich aus jeder Kategorie?
- Wie lange muss ich jedes Dokument aufbewahren?
Es gibt natürlich noch mehr Fragen, aber für den Anfang reichen diese drei.
Kategorien
Abschnitt betitelt „Kategorien“Beginnen Sie mit der ersten Frage. Eine Kategorie ist eine Gruppe, also eine Art, von Dokumenten. Dokumente derselben Kategorie sehen ungefähr gleich aus und enthalten ähnliche Informationen.
Als Clara sich diese Frage stellte, fand sie drei Arten von Dokumenten:
- Lieferantenrechnung
- Kundenrechnung
- Hygienenachweis
Metadaten
Abschnitt betitelt „Metadaten“Metadaten sind Informationen über ein Dokument, etwa wer eine Rechnung ausgestellt hat und wann. Sobald Sie ungefähr wissen, in welche Kategorien Ihre Dokumente fallen, entscheiden Sie, welche Informationen Sie aus den Dokumenten jeder Kategorie brauchen.
Aus Lieferantenrechnungen braucht Clara den Lieferanten (wer die Rechnung ausgestellt hat), die Rechnungsnummer, das Rechnungsdatum (wann die Rechnung ausgestellt wurde) und den Gesamtbetrag (die Summe der Rechnung).
Bei Kundenrechnungen ist es ähnlich: Clara braucht den Kunden, die Rechnungsnummer, das Rechnungsdatum und den Gesamtbetrag.
Aus Hygienenachweisen möchte Clara wissen, an welchem Tag geprüft wurde (Prüfdatum), wer geprüft hat (Geprüft von), welche Themen die Prüfung abgedeckt hat (Themen) und wie die Prüfung ausgegangen ist (Ergebnis): bestanden, bestanden mit Anmerkungen, Nachbesserung nötig oder nicht bestanden.
Clara schreibt die Metadaten jeder Kategorie in eine Tabelle:
| Kategorie | Metadaten |
|---|---|
| Lieferantenrechnung | Lieferant, Rechnungsdatum, Rechnungsnummer, Gesamtbetrag |
| Kundenrechnung | Kunde, Rechnungsdatum, Rechnungsnummer, Gesamtbetrag |
| Hygienenachweis | Prüfdatum, Geprüft von, Themen, Ergebnis |
Aufbewahrung
Abschnitt betitelt „Aufbewahrung“Niemand möchte Dokumente für immer aufbewahren: Sie nehmen Platz weg, und alte personenbezogene Daten sind ein Risiko. Manche Dokumente müssen 3 Jahre lang aufbewahrt werden, andere 10 Jahre. Das ist die Aufbewahrungsfrist: wie lange Sie ein Dokument aufbewahren müssen (oder wollen). In vielen Ländern legt das Gesetz eine Mindestfrist fest.
Die Rosewood Bakery liegt in einem fiktiven Land, dessen Gesetz vorschreibt, Rechnungen 10 Jahre und Hygienenachweise 3 Jahre lang aufzubewahren.
Hier ist Claras Plan für die Dokumente der Bäckerei:
| Kategorie | Metadaten | Aufbewahrt für |
|---|---|---|
| Lieferantenrechnung | Lieferant, Rechnungsdatum, Rechnungsnummer, Gesamtbetrag | 10 Jahre |
| Kundenrechnung | Kunde, Rechnungsdatum, Rechnungsnummer, Gesamtbetrag | 10 Jahre |
| Hygienenachweis | Prüfdatum, Geprüft von, Themen, Ergebnis | 3 Jahre |
Eine Ablage in Papermerge ist das digitale Gegenstück zu einem Aktenschrank. Sie bestimmt auch, wer die Dokumente darin sehen kann.
Nur drei Personen in der Rosewood Bakery werden Papermerge nutzen. Bei nur drei Kategorien möchte Clara die Dinge nicht verkomplizieren und wählt die einfachste mögliche Einrichtung: Alle drei, Clara, Martin und Ella, haben vollen Zugriff auf alle Dokumente.
Alle drei Kategorien werden unternehmensweit angelegt (sie gehören dem Unternehmen, nicht einer einzelnen Person) und legen ihre Dokumente in einer Ablage ab: Rosewood Bakery.
Weiter: Einrichtung.