Erste Schritte

Sie haben noch keinen Arbeitsbereich? Siehe Arbeitsbereich.

Wenn Sie einen Arbeitsbereich erstellen, werden Sie dessen Admin. Diese Seite führt Sie in der richtigen Reihenfolge durch die Einrichtung: Laden Sie Ihre Kollegen ein und erstellen Sie dann eine Gruppe, eine Ablage, Aufbewahrungsfristen, Metadaten und Kategorien.

Dies ist nur ein kurzer Überblick über die Schritte, mit Links zu den Details der einzelnen Themen.

Schritt 1 — Kollegen einladen

Laden Sie zuerst alle ein, die mit Dokumenten arbeiten werden. So können Sie sie in Schritt 2 in die Gruppe des Teams aufnehmen.

1. Öffnen Sie die Seite Benutzer und klicken Sie auf Einladen.
2. Geben Sie die E-Mail-Adresse Ihres Kollegen ein und wählen Sie die Rolle user.
3. Klicken Sie auf Einladung senden.
4. Wiederholen Sie das für jeden Kollegen.

Schritt 2 — Eine Gruppe erstellen

Mit einer Gruppe lässt sich der Zugriff leichter verwalten. Beginnen Sie mit einer Gruppe für das gesamte Team.

1. Öffnen Sie die Seite Gruppen und klicken Sie auf Erstellen.
2. Geben Sie der Gruppe den Namen Gesamtes Team.
3. Wählen Sie alle Benutzer als Mitglieder aus und speichern Sie.

Siehe Benutzer & Gruppen.

Schritt 3 — Eine Ablage erstellen

In einer Ablage liegen die Dokumente des Teams, und sie legt fest, wer sie sehen kann. Wenn die Gruppe Eigentümerin der Ablage ist, haben alle Mitglieder der Gruppe vollen Zugriff auf deren Dokumente.

1. Öffnen Sie die Seite Ablagen und klicken Sie auf Erstellen.
2. Geben Sie den Titel Firmendokumente ein.
3. Fügen Sie unter Eigentümer die Gruppe Gesamtes Team hinzu (Typ Gruppe).
4. Speichern Sie.

Siehe Ablagen.

Schritt 4 — Aufbewahrungsfristen erstellen

Eine Aufbewahrungsfrist legt fest, wie lange ein Dokument aufbewahrt wird. Im Rest dieser Seite dienen Lieferantenrechnungen als Beispiel, die 6 Jahre aufbewahrt werden.

1. Öffnen Sie die Seite Aufbewahrungsfristen.
2. Erstellen Sie eine Aufbewahrungsfrist mit dem Namen 6 Jahre, dem Wert 6 und der Einheit Jahr(e).

Achtung

Die Frist in diesem Beispiel dient nur der Veranschaulichung. Klären Sie mit Ihrem Steuerberater, welche Fristen für Ihre Dokumente gelten.

Siehe Aufbewahrungsfristen.

Schritt 5 — Metadaten erstellen

Metadaten sind die Informationen, die Sie zu einem Dokument erfassen. Öffnen Sie die Seite Metadaten und erstellen Sie die Felder, die Sie brauchen, zum Beispiel:

Name	Typ
Lieferant	Kurzer Text
Rechnungsdatum	Datum
Rechnungsnummer	Kurzer Text
Gesamtbetrag	Währung (EUR)

Siehe Metadaten.

Schritt 6 — Kategorien erstellen

Eine Kategorie verbindet Metadaten, eine Aufbewahrungsfrist und eine Ablage. Öffnen Sie die Seite Kategorien. Sie bietet einen Einrichtungsassistenten an, klicken Sie aber stattdessen auf Erstellen und legen Sie Ihre erste Kategorie an, zum Beispiel Lieferantenrechnung:

Einstellung	Wert
Metadaten	Lieferant, Rechnungsdatum, Rechnungsnummer, Gesamtbetrag
Aufbewahrungsfrist	6 Jahre
Aufbewahrungsreferenz	Metadaten
Metadaten für Aufbewahrungsreferenz	Rechnungsdatum
Löschgenehmiger (Benutzer)	Sie selbst
Wer wird der Inhaber dieser Kategorie?	Unternehmensweit
Ablage	Firmendokumente
Zielordner	/{{category}}/

Siehe Kategorien.

Schritt 7 — Dokumente hochladen

Alle im Team legen Dokumente auf dieselbe Weise ab:

1. Laden Sie ein Dokument in Ihren eigenen Eingang hoch. Dort können nur Sie es sehen.
2. Öffnen Sie es und wählen Sie seine Kategorie.
3. Füllen Sie die Metadaten aus.
4. Klicken Sie auf Archivieren.

Das Archivieren sperrt das Dokument: Inhalt und Metadaten lassen sich nicht mehr ändern. Siehe Dokumenten-Lebenszyklus.

Nächste Schritte

Ein vollständiges Beispiel mit mehreren Kategorien und einem Video zu jedem Schritt finden Sie im Praxisbeispiel Rosewood Bakery.