Rosewood Bakery: Ein Team aus drei Personen
Dies ist die einfachste Einrichtung für ein Team: drei Personen, eine Ablage und drei Kategorien. Sie richten alles von Hand ein, ohne den Einrichtungsassistenten. So sehen Sie jeden einzelnen Baustein und wie die Bausteine zusammenpassen.
Dieses Praxisbeispiel stellt die Grundideen der Dokumentenverwaltung vor und zeigt, wie Papermerge sie umsetzt und damit alltägliche Probleme löst.
Um mitzumachen, erstellen Sie einen Arbeitsbereich und laden Sie die Beispieldokumente herunter.
Die Bäckerei
Abschnitt betitelt „Die Bäckerei“Die Rosewood Bakery ist eine kleine Bäckerei mit Laden. Neben der Laufkundschaft beliefert sie ein Café, ein Hotel, eine Schulküche und einen Caterer mit Brot und Gebäck. Drei Personen arbeiten dort:
| Person | Aufgabe | Rolle in Papermerge |
|---|---|---|
| Clara | Inhaberin und Bäckermeisterin | admin |
| Martin | Büro, Teilzeit: Rechnungen und Buchhaltung | user |
| Ella | Ladenleiterin: nimmt Lieferungen an, führt die Hygieneprotokolle | user |
Seiten dieses Praxisbeispiels
Abschnitt betitelt „Seiten dieses Praxisbeispiels“- Das Problem: wo die Unterlagen der Bäckerei heute liegen und was das Team möchte.
- Der Plan: drei Kategorien, eine Ablage und was jede Kategorie erfasst.
- Einrichtung: Benutzer, Gruppe, Ablage, Aufbewahrungsfristen, Metadaten und Kategorien Schritt für Schritt.
- Dokumente ablegen: ein Dokument hochladen, seine Kategorie wählen und Papermerge ablegen lassen.
- Dokumente finden: nach Kategorie, Metadaten und Text suchen.
- Aufräumen zum Jahresende: die Löschung von Dokumenten genehmigen, deren Aufbewahrungsfrist abgelaufen ist.
- Das Ergebnis: was sich für das Team geändert hat, vorher und nachher.