Prüferzugriff und vollständiger Datenexport
GoBD-konformes DV-Systeme sollen Datenzugriff für die Finanzbehörde erlauben in einer von folgenden Arten:
| Zugriffsart | Beschreibung |
|---|---|
| Z1 | Finanzbehörde Nur-Lese-Zugriff auf das produktive System |
| Z2 | Sie führen Anfragen nach Vorgabe des Prüfers durch |
| Z3 | Vollständiger Datenexport einschließlich aller Metadaten |
Z1 – Finanzbehörde Zugriff auf das produktive System
Abschnitt betitelt „Z1 – Finanzbehörde Zugriff auf das produktive System“Ein Prüfer arbeitet in Papermerge als normaler Benutzer mit Nur-Lese-Zugriff.
Ein Admin richtet das in zwei Schritten ein. Um bei diesem Beispiel konkret zu
bleiben, verwenden wir Sophia, eine Prüferin mit der fiktiven E-Mail-Adresse
[email protected].
Schritt 1 — Den Prüfer einladen
Abschnitt betitelt „Schritt 1 — Den Prüfer einladen“- Öffnen Sie die Seite Benutzer und klicken Sie auf Einladen.
- Geben Sie
[email protected]ein und wählen Sie die Rolle auditor. - Klicken Sie auf Einladung senden.
Sophia erhält eine E-Mail und wird als Eingeladen geführt, bis sie sich zum ersten Mal anmeldet.
Mit der Rolle auditor kann sie das Audit-Protokoll, Tags, Metadaten, Kategorien und Aufbewahrungsfristen ansehen. Die Dokumente selbst sind darin nicht enthalten: Diese kommen mit dem nächsten Schritt hinzu.
Schritt 2 — Dem Prüfer Zugriff auf die Ablagen geben
Abschnitt betitelt „Schritt 2 — Dem Prüfer Zugriff auf die Ablagen geben“Wiederholen Sie diese Schritte für jede Ablage, die der Prüfer sehen soll:
- Öffnen Sie die Seite Ablagen und bearbeiten Sie die Ablage.
- Öffnen Sie im Dialog Ablage bearbeiten den Reiter Zugriff und klicken Sie auf + Zugriffseintrag hinzufügen.
- Wählen Sie Sophia aus, wählen Sie die Rolle viewer und speichern Sie.
Was der Prüfer tun kann
Abschnitt betitelt „Was der Prüfer tun kann“Sophia kann jetzt die Dokumente in diesen Ablagen aufrufen, ansehen und herunterladen sowie das Audit-Protokoll einsehen. Sie kann nichts ändern oder löschen. Sie hat Nur-Lese-Zugriff auf Ihr produktives System, was der Z1-Spezifikation der GoBD entspricht.
Siehe Rollen & Berechtigungen.
Z2 – Auswertungen im Auftrag des Prüfers durchführen
Abschnitt betitelt „Z2 – Auswertungen im Auftrag des Prüfers durchführen“Die Zugriffsart Z2 ist eine weitere in den GoBD-Vorgaben beschriebene Zugriffsart. Dabei gibt der Prüfer vor, welche Auswertungen er benötigt, und Sie (oder eine von Ihnen beauftragte Person) führen diese Abfragen in Ihrem eigenen System in seinem Auftrag durch — der Prüfer bedient das System niemals selbst. In der Praxis geschieht dies häufig in Anwesenheit des Prüfers, der dabei zuschaut, aber entscheidend für Z2 ist, wer die Abfrage durchführt, nicht die physische Anwesenheit. Die folgende Abbildung veranschaulicht diese Zugriffsart.
Z3 – Vollständiger Datenexport
Abschnitt betitelt „Z3 – Vollständiger Datenexport“Eine weitere Möglichkeit, Ihrem Prüfer Zugriff auf Ihre Dokumente zu gewähren, besteht darin, alle Ihre Dokumente und die zugehörigen Daten zu exportieren. Genau darum geht es bei der sogenannten Zugriffsart Z3 (aus der GoBD-Spezifikation).